E-Rechnung mit DATEV: So richten Sie XRechnung ein

E-Rechnung mit DATEV: Warum die Umstellung jetzt ansteht

Ab 2027 wird die elektronische Rechnung im B2B-Bereich für alle Unternehmen verpflichtend. Wer DATEV als Buchhaltungslösung nutzt, hat einen entscheidenden Vorteil: DATEV unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD bereits nativ. Doch ohne korrekte Einrichtung bleibt das Potenzial ungenutzt — und die GoBD-konforme Verarbeitung ist nicht garantiert.

Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie Sie XRechnung in DATEV einrichten, welche Module Sie benötigen und welche Fehler Sie vermeiden sollten.

Warum E-Rechnung in DATEV?

Die gesetzliche Pflicht zur E-Rechnung kommt nicht überraschend. Seit dem Wachstumschancengesetz 2024 steht fest: Ab 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch versenden. Ab 2028 gilt die Versandpflicht für alle.

DATEV ist das meistgenutzte Buchhaltungssystem in Deutschland — insbesondere in Zusammenarbeit mit Steuerberatern. Die Integration von E-Rechnungen in DATEV sichert nicht nur die gesetzliche Compliance, sondern vereinfacht den gesamten Belegfluss zwischen Unternehmen und Kanzlei.

GoBD-Anforderungen

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass E-Rechnungen unveränderbar, vollständig, zeitnah und maschinell auswertbar archiviert werden. DATEV erfüllt diese Anforderungen — vorausgesetzt, die Einrichtung stimmt. Wer E-Rechnungen nur als PDF abspeichert oder ausdruckt, verstößt gegen die GoBD.

DATEV-Module für die E-Rechnung: Welches passt zu Ihrem Unternehmen?

DATEV bietet verschiedene Lösungen für die E-Rechnungsverarbeitung. Die Wahl hängt von Ihrer Unternehmensgröße, Ihrem Digitalisierungsgrad und der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ab.

DATEV Unternehmen online

Das Standardmodul für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater. Belege werden digital hochgeladen, automatisch erkannt und der Kanzlei zur Buchung bereitgestellt. E-Rechnungen im XRechnung- und ZUGFeRD-Format werden direkt importiert und verarbeitet. Ideal für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Buchhaltung gemeinsam mit dem Steuerberater erledigen.

• Vorteile: Einfache Bedienung, automatische Belegerkennung, direkte Kanzleianbindung.
• Einschränkungen: Keine Rechnungserstellung — nur Empfang und Verarbeitung eingehender Belege.

DATEV Mittelstand pro / Mittelstand Faktura

Für Unternehmen, die Rechnungen nicht nur empfangen, sondern auch selbst als E-Rechnung erstellen und versenden müssen. Mittelstand pro bietet integrierte Auftragsbearbeitung mit XRechnung- und ZUGFeRD-Export. Die Rechnungsdaten fließen direkt in die Buchhaltung — ohne Medienbruch.

• Vorteile: Rechnungserstellung + Buchhaltung in einem System, nahtlose Steuerberater-Schnittstelle.
• Einschränkungen: Höhere Kosten, mehr Einarbeitung als Unternehmen online.

DATEV-Schnittstellen für Drittsoftware

Wenn Sie eine bestehende Branchensoftware nutzen (z. B. Handwerkersoftware, ERP-System, Warenwirtschaft), können Sie E-Rechnungen über die DATEV-XML-Schnittstelle oder den DATEV-Belegimport an die Kanzlei übergeben. Viele Softwareanbieter bieten DATEV-Konnektoren an.

Schritt-für-Schritt: XRechnung in DATEV einrichten

Schritt 1: DATEV-Umgebung prüfen

Stellen Sie sicher, dass Sie DATEV Unternehmen online oder Mittelstand pro in der aktuellen Version nutzen. Ältere Versionen unterstützen XRechnung möglicherweise nicht vollständig. Prüfen Sie im DATEV-Programmmanager, ob alle relevanten Updates installiert sind.

Schritt 2: E-Rechnungsempfang aktivieren

In DATEV Unternehmen online: Navigieren Sie zu Belege online → Einstellungen → Belegtypen. Aktivieren Sie den Import für XRechnung (XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML). Legen Sie ein dediziertes E-Mail-Postfach an (z. B. rechnung@ihre-firma.de) und konfigurieren Sie die automatische Weiterleitung an DATEV Unternehmen online.

Schritt 3: Belegverarbeitung konfigurieren

DATEV erkennt eingehende E-Rechnungen automatisch und extrahiert die strukturierten Daten. Prüfen Sie die Zuordnungsregeln: Kreditoren werden anhand der Umsatzsteuer-ID oder Bankverbindung erkannt. Für neue Lieferanten müssen Sie die Stammdaten manuell anlegen oder die automatische Anlage aktivieren.

Schritt 4: Rechnungsversand einrichten (Mittelstand pro)

Falls Sie DATEV Mittelstand pro nutzen: Unter Faktura → Einstellungen → Ausgabeformat wählen Sie XRechnung oder ZUGFeRD als Standard-Rechnungsformat. Hinterlegen Sie die Leitweg-ID Ihrer Geschäftspartner in den Kundenstammdaten. Testen Sie den Versand mit einer Proberechnung.

Schritt 5: Steuerberater einbinden

Informieren Sie Ihre Kanzlei über die Umstellung. Der Steuerberater muss in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen die Verarbeitung von E-Rechnungen aktivieren. Klären Sie den Belegfluss: Werden Belege automatisch in die Kanzlei synchronisiert oder manuell freigegeben?

Schritt 6: Testlauf und Validierung

Erstellen Sie eine Testrechnung und validieren Sie diese mit dem Prüftool der KoSIT (validator.kosit.org). Senden Sie die Testrechnung an einen Geschäftspartner und bitten Sie um Rückmeldung. Prüfen Sie gleichzeitig, ob eingehende E-Rechnungen korrekt in DATEV importiert und verbucht werden.

Häufige Fehler bei der DATEV-Einrichtung

Die technische Einrichtung ist meist unkompliziert — die typischen Probleme liegen im Detail:

• Fehlende Updates: DATEV aktualisiert die E-Rechnungsfunktionen regelmäßig. Wer Updates auslässt, arbeitet mit veralteten Validierungsregeln und riskiert fehlerhafte Rechnungen.
• Falsche Belegtyp-Zuordnung: XRechnung-XML-Dateien werden als „sonstige Belege" statt als Eingangsrechnungen erkannt, wenn die Belegtyp-Konfiguration nicht stimmt.
• Leitweg-ID fehlt: Ohne korrekte Leitweg-ID werden XRechnungen an öffentliche Auftraggeber abgelehnt. Prüfen Sie die ID im Leitweg-ID-Verzeichnis.
• Archivierung nicht GoBD-konform: E-Rechnungen in DATEV Unternehmen online sind automatisch revisionssicher archiviert. Aber: Wer E-Rechnungen zusätzlich ausdruckt und den Ausdruck als Beleg behandelt, verletzt die GoBD — der maschinenlesbare Datensatz ist der Originalbeleg.
• Steuerberater nicht eingebunden: Die Umstellung funktioniert nur, wenn beide Seiten — Unternehmen und Kanzlei — auf dem gleichen Stand sind. Einseitige Änderungen führen zu Dateninkonsistenzen.
• ZUGFeRD-Version zu alt: Nur ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist EN-16931-konform. Ältere Versionen erfüllen die gesetzliche Anforderung nicht.

Wann lohnt sich externe Hilfe?

Viele Unternehmen können die Einrichtung gemeinsam mit ihrem Steuerberater erledigen. Externe Unterstützung lohnt sich, wenn:

• Sie mehrere Systeme anbinden müssen (ERP, Warenwirtschaft, Branchensoftware + DATEV).
• Sie regelmäßig an öffentliche Auftraggeber liefern und XRechnung mit Leitweg-ID korrekt abbilden müssen.
• Ihr Rechnungsvolumen hoch ist und Sie automatische Validierung und Fehlerbehandlung benötigen.
• Sie die Umstellung als Anlass nehmen, Ihren gesamten Belegfluss zu digitalisieren.

Solytics unterstützt Unternehmen bei der E-Rechnungseinführung — von der Bestandsaufnahme über die DATEV-Konfiguration bis zur Steuerberater-Schnittstelle. Mehr erfahren Sie unter solytics.de/e-rechnung.

Fazit: DATEV macht die Umstellung einfacher — wenn die Einrichtung stimmt

Wer DATEV nutzt, hat die technische Grundlage für E-Rechnungen bereits im Haus. Die Module unterstützen XRechnung und ZUGFeRD, die GoBD-konforme Archivierung ist integriert, und die Steuerberater-Schnittstelle spart den manuellen Belegtransfer.

Entscheidend ist die korrekte Einrichtung: Belegtypen konfigurieren, E-Mail-Import aktivieren, Steuerberater einbinden und einen Testlauf durchführen. Wer das jetzt erledigt, ist 2027 vorbereitet — ohne Zeitdruck und ohne böse Überraschungen.