E-Rechnung mit Lexoffice: XRechnung und ZUGFeRD einfach erstellen

Lexoffice und E-Rechnung: Was geht, was nicht?

Lexoffice ist eines der beliebtesten Cloud-Buchhaltungsprogramme in Deutschland — vor allem bei Kleinunternehmern, Freiberuflern und kleinen GmbHs. Doch wie gut unterstützt Lexoffice die neuen Anforderungen an die E-Rechnung?

Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) bzw. 2028 (alle) gilt auch die Versandpflicht. Lexoffice hat reagiert und schrittweise E-Rechnungsfunktionen integriert — aber nicht alles ist abgedeckt.

Was Lexoffice kann

• ZUGFeRD-Rechnungen erstellen: Lexoffice erzeugt Rechnungen im ZUGFeRD-Format (Profil EN 16931). Das PDF enthält eingebettete XML-Daten und ist damit eine vollwertige E-Rechnung.
• E-Rechnungen empfangen: Eingehende ZUGFeRD- und XRechnung-Dateien können importiert und verarbeitet werden.
• GoBD-konforme Archivierung: Rechnungen werden revisionssicher in der Cloud gespeichert.
• DATEV-Export: Buchungsdaten lassen sich für den Steuerberater exportieren.

Was Lexoffice nicht kann

• XRechnung-Erstellung: Lexoffice unterstützt aktuell kein reines XRechnung-Format (UBL/CII-XML ohne PDF). Für Rechnungen an Behörden (B2G), die XRechnung verlangen, brauchen Sie eine zusätzliche Lösung.
• Leitweg-ID: Die für öffentliche Auftraggeber notwendige Leitweg-ID lässt sich in Lexoffice nicht hinterlegen.
• Branchenerweiterungen: Spezielle Felder für Bau, Gesundheit oder Logistik (EN 16931 Extensions) werden nicht unterstützt.
• API-basierte E-Rechnungserstellung: Es gibt keine offene API, um E-Rechnungen programmatisch zu erzeugen oder in eigene Workflows zu integrieren.

XRechnung vs ZUGFeRD in Lexoffice

Die beiden E-Rechnungsformate unterscheiden sich grundlegend — und Lexoffice behandelt sie unterschiedlich:

Für die meisten Lexoffice-Nutzer reicht ZUGFeRD vollkommen aus. Das Format erfüllt die gesetzlichen Anforderungen, und Ihre Kunden sehen ein gewohntes PDF. Nur wenn Sie regelmäßig an öffentliche Auftraggeber fakturieren, stoßen Sie an die Grenzen.

Schritt-für-Schritt: E-Rechnung in Lexoffice einrichten

Die gute Nachricht: In Lexoffice ist die E-Rechnungsfunktion bereits integriert. Sie müssen nur wenige Einstellungen prüfen.

Schritt 1: Firmendaten vervollständigen

Gehen Sie in die Einstellungen und prüfen Sie, dass alle Pflichtangaben hinterlegt sind:

• Vollständiger Firmenname und Rechtsform
• Adresse mit Postleitzahl und Ort
• Steuernummer oder USt-IdNr.
• Bankverbindung (IBAN, BIC)

Diese Daten fließen direkt in die XML-Struktur der E-Rechnung. Fehlerhafte oder fehlende Angaben führen zu ungültigen E-Rechnungen.

Schritt 2: ZUGFeRD aktivieren

In den Rechnungseinstellungen können Sie das ZUGFeRD-Format aktivieren. Lexoffice erzeugt dann bei jeder neuen Rechnung automatisch ein ZUGFeRD-konformes PDF mit eingebetteten XML-Daten.

Schritt 3: Kundenstammdaten pflegen

Für eine valide E-Rechnung brauchen Sie bei jedem Kunden:

• Vollständige Firmenbezeichnung
• Korrekte Rechnungsadresse
• USt-IdNr. des Kunden (für den Reverse-Charge-Hinweis)

Schritt 4: Testrechnung erstellen

Erstellen Sie eine Testrechnung und prüfen Sie das erzeugte PDF:

• Öffnen Sie das PDF in einem ZUGFeRD-Viewer (z.B. Mustang Viewer oder Quba)
• Prüfen Sie, ob die XML-Daten eingebettet sind
• Validieren Sie die Rechnung gegen EN 16931

Schritt 5: Empfang einrichten

Konfigurieren Sie eine E-Mail-Adresse für eingehende E-Rechnungen (z.B. rechnung@ihrefirma.de). Importieren Sie eingehende E-Rechnungen über die Belegerfassung in Lexoffice.

Grenzen von Lexoffice bei der E-Rechnung

Lexoffice deckt die Grundanforderungen für kleine Unternehmen gut ab. Aber es gibt klare Grenzen, die Sie kennen sollten:

Kein XRechnung-Export

Wenn Ihr Kunde oder eine Behörde explizit eine XRechnung verlangt (reines XML im UBL- oder CII-Format), können Sie diese mit Lexoffice nicht erstellen. Das betrifft vor allem Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen.

Keine Leitweg-ID

Öffentliche Auftraggeber verlangen bei XRechnungen eine Leitweg-ID zur eindeutigen Zuordnung. Lexoffice bietet kein Feld dafür. Für B2G-Geschäft brauchen Sie eine Ergänzungslösung.

Begrenzte Automatisierung

Wer viele Rechnungen pro Monat erstellt oder E-Rechnungen automatisiert in eigene Systeme integrieren möchte, stößt bei Lexoffice an Grenzen. Es gibt keine offene API für die E-Rechnungserzeugung, und Massenerstellung ist nicht vorgesehen.

Keine Branchenerweiterungen

Branchen wie Bau, Gesundheit oder Logistik benötigen zusätzliche Felder in der E-Rechnung (z.B. Aufmaß-Referenzen, Patientendaten, Transportdokumente). Diese EN 16931 Branchenerweiterungen unterstützt Lexoffice nicht.

Wann reicht Lexoffice — und wann nicht?

Wann professionelle Hilfe sinnvoll ist

Lexoffice ist ein solides Werkzeug für die Grundanforderungen der E-Rechnung. Aber wenn Ihre Anforderungen darüber hinausgehen, lohnt sich professionelle Unterstützung:

• Sie brauchen XRechnung für öffentliche Auftraggeber oder Großkunden, die das Format verlangen.
• Sie wollen automatisieren: E-Rechnungen sollen direkt aus Ihrem ERP, Webshop oder CRM erzeugt werden.
• Sie haben branchenspezifische Anforderungen (Bau, Gesundheit, Logistik), die Standardsoftware nicht abdeckt.
• Sie verarbeiten viele eingehende E-Rechnungen und brauchen automatische Kontierung und Workflows.

Wir unterstützen Unternehmen bei der E-Rechnungs-Integration — von der Formatberatung über die API-Anbindung bis zur vollständigen Automatisierung. Egal ob Sie Lexoffice ergänzen oder eine eigenständige Lösung brauchen.

Nächster Schritt: Sprechen Sie mit uns über Ihre E-Rechnungs-Anforderungen. In einem kostenlosen Erstgespräch klären wir, was Lexoffice abdeckt und wo Sie Unterstützung brauchen.