E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was ab 2025 Pflicht ist

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Das Wachstumschancengesetz (verabschiedet März 2024) hat die Regeln für Rechnungen in Deutschland grundlegend geändert. §14 UStG definiert eine „Rechnung" neu: Künftig ist nur noch eine strukturierte elektronische Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931 eine echte Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Für den B2B-Bereich gelten zwei zentrale Fristen:

Die zwei Stichtage

• 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
• 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden können. Für Unternehmen mit über 800.000 € Jahresumsatz gilt die Versandpflicht bereits ab 2027.

Das heißt: Seit Anfang 2025 müssen auch Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Die Versandpflicht kommt spätestens 2028 — aber sich jetzt schon vorzubereiten, spart später Stress.

Wer ist betroffen? Kleinunternehmer, Freiberufler, §19 UStG

Die kurze Antwort: Jeder, der B2B-Rechnungen stellt oder empfängt.

Es spielt keine Rolle, ob Sie:

• die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG nutzen (keine Umsatzsteuer ausweisen)
• als Freiberufler tätig sind (Berater, Designer, Entwickler, Ärzte, Anwälte)
• ein Einzelunternehmen oder eine GbR betreiben
• nur wenige Rechnungen pro Monat schreiben

Entscheidend ist nicht die Größe Ihres Unternehmens, sondern an wen Sie Rechnungen stellen. Sobald Ihr Kunde ein Unternehmen ist (B2B), gelten die neuen Regeln.

Ausnahmen

• B2C-Rechnungen (an Privatpersonen) sind nicht betroffen. Hier dürfen Sie weiterhin PDF oder Papier verwenden.
• Kleinbetragsrechnungen unter 250 € und Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen.

Ein häufiges Missverständnis: Viele Kleinunternehmer denken, die Regelung betreffe sie nicht, weil sie keine Umsatzsteuer ausweisen. Falsch. Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig vom Steuerstatus. Auch eine Rechnung ohne ausgewiesene USt muss künftig als E-Rechnung verschickt werden, wenn der Empfänger ein Unternehmen ist.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Das ist der wichtigste Punkt.

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei, die der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Maschinen können sie automatisch lesen und verarbeiten. Zwei Formate erfüllen die Anforderungen:

Für Kleinunternehmer ist ZUGFeRD die beste Wahl. Ihr Kunde sieht ein ganz normales PDF. Die strukturierten Rechnungsdaten stecken unsichtbar drin. Beide Seiten sind glücklich.

Empfangspflicht vs. Sendepflicht: Die Übergangsfristen

Das Gesetz unterscheidet klar zwischen Empfang und Versand. Das ist entscheidend, denn die Pflichten kommen gestaffelt:

Was bedeutet „empfangen können"?

Mindestens ein E-Mail-Postfach, an das Lieferanten E-Rechnungen senden können. Sie müssen keine spezielle Software haben — aber Sie dürfen eingehende E-Rechnungen nicht ablehnen. Wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie diese annehmen.

In der Praxis heißt das: Richten Sie eine Adresse wie rechnung@ihrefirma.de ein. Fertig. Für die Verarbeitung und Archivierung brauchen Sie dann spätestens Software.

Was bedeutet „versenden können"?

Ab dem Stichtag müssen alle B2B-Rechnungen als strukturierte E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFeRD) verschickt werden. Ein normales PDF reicht dann nicht mehr — auch nicht per E-Mail.

Die gute Nachricht: Als Kleinunternehmer mit unter 800.000 € Umsatz haben Sie bis Ende 2027 Zeit. Nutzen Sie diese Übergangsfrist, um sich vorzubereiten.

Welche Software brauche ich?

Das hängt davon ab, wie viele Rechnungen Sie schreiben und wie technisch versiert Sie sind.

Für wenige Rechnungen pro Monat (1–10)

• Kostenlose Online-Tools: Das Bundesfinanzministerium und verschiedene IHKs bieten kostenlose E-Rechnungs-Viewer und teilweise auch Erstellungstools an.
• ZUGFeRD-fähige Rechnungsprogramme: Viele günstige Buchhaltungsprogramme (z.B. SevDesk, Lexoffice, FastBill) unterstützen ZUGFeRD bereits.
• E-Rechnungs-Portale: Webbasierte Lösungen, bei denen Sie Rechnungsdaten eingeben und eine konforme E-Rechnung herunterladen.

Für mehr Rechnungen oder Automatisierung

• Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Modul: DATEV, Lexware, Sage — prüfen Sie, ob Ihr Anbieter XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.3 unterstützt.
• API-Lösung: Wenn Sie eine eigene Website oder ein eigenes System haben, können Sie eine E-Rechnungs-API einbinden. Sie senden JSON-Daten, die API liefert eine valide E-Rechnung zurück.

Kostenlose vs. kostenpflichtige Lösungen

Empfehlung für Kleinunternehmer: Starten Sie mit einem kostenlosen Tool, um sich mit dem Format vertraut zu machen. Sobald Sie regelmäßig E-Rechnungen verschicken, lohnt sich ein günstiges Buchhaltungsprogramm mit integrierter E-Rechnungsfunktion.

Praktische Schritte: So starten Sie heute

Sie müssen nicht alles auf einmal machen. Hier ist ein realistischer Plan für Kleinunternehmer:

Schritt 1: Empfang sicherstellen (Pflicht seit 01.01.2025)

• Richten Sie eine dedizierte E-Mail-Adresse für Rechnungen ein (z.B. rechnung@ihrefirma.de)
• Informieren Sie Ihre Lieferanten über diese Adresse
• Installieren Sie einen kostenlosen E-Rechnungs-Viewer, um eingehende XML-Dateien lesen zu können

Schritt 2: Format verstehen

• Laden Sie eine ZUGFeRD-Beispielrechnung herunter und öffnen Sie sie
• Schauen Sie sich das eingebettete XML an — das ist die eigentliche E-Rechnung
• Machen Sie sich mit den Unterschieden zwischen XRechnung und ZUGFeRD vertraut

Schritt 3: Software wählen (bis spätestens Q3 2027)

• Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Buchhaltungssoftware ZUGFeRD unterstützt
• Falls nicht: Vergleichen Sie Anbieter (SevDesk, Lexoffice, FastBill)

Schritt 4: Testlauf

• Erstellen Sie eine Test-E-Rechnung mit Ihren echten Firmendaten
• Validieren Sie diese gegen EN 16931
• Senden Sie die Testrechnung an einen befreundeten Unternehmer und fragen Sie, ob er sie öffnen und lesen kann

Schritt 5: Archivierung klären

• E-Rechnungen müssen 10 Jahre im Originalformat aufbewahrt werden (§147 AO)
• Das heißt: die XML-Datei, nicht ein Ausdruck
• Legen Sie einen Ordner an oder nutzen Sie die Archivfunktion Ihrer Software

Zeitplan für Kleinunternehmer

• Jetzt: E-Mail-Empfang und Viewer einrichten
• 2026: Software evaluieren, Testläufe
• H1 2027: Produktivbetrieb starten, Archivierung einrichten
• 01.01.2028: Versandpflicht greift — alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich als Kleinunternehmer nach §19 UStG auch E-Rechnungen verschicken?

Ja. Die E-Rechnungspflicht gilt unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. Ob Sie Umsatzsteuer ausweisen oder nicht, spielt keine Rolle. Entscheidend ist, dass Ihr Kunde ein Unternehmen ist (B2B). Die Übergangsfrist für den Versand läuft bis Ende 2027.

Ich schreibe nur 2–3 Rechnungen pro Monat. Brauche ich trotzdem Software?

Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer. Für den Versand brauchen Sie ab 2028 ein Tool, das konforme E-Rechnungen erstellt. Bei wenigen Rechnungen reicht ein kostenloses Online-Tool oder ein günstiges Buchhaltungsprogramm ab 10 €/Monat.

Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Ein normales PDF ist kein strukturiertes Datenformat nach EN 16931. Ausnahme: Ein ZUGFeRD-PDF, das strukturierte XML-Daten eingebettet hat. Normales PDF per E-Mail erfüllt die Anforderungen ab 2028 nicht mehr.

Was passiert, wenn ich nach 2028 keine E-Rechnungen verschicke?

Ihre Rechnung gilt formal nicht als Rechnung im Sinne des UStG. Das hat Konsequenzen:

• Ihr Kunde kann keinen Vorsteuerabzug geltend machen und wird eine korrekte E-Rechnung anfordern
• Bei einer Betriebsprüfung drohen Rückfragen und mögliche Beanstandungen
• Geschäftspartner könnten Sie als Lieferanten ausschließen

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?

Nein. B2C-Rechnungen (an Endverbraucher) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Hier dürfen Sie weiterhin PDF, Papier oder jedes andere Format nutzen.

Wie archiviere ich E-Rechnungen richtig?

E-Rechnungen müssen 10 Jahre im Originalformat aufbewahrt werden — das ist die XML-Datei, nicht ein Ausdruck oder Screenshot. Speichern Sie die Dateien in einer klaren Ordnerstruktur oder nutzen Sie die Archivfunktion Ihrer Buchhaltungssoftware. Die Anforderungen ergeben sich aus §147 AO und den GoBD.

Kann ich E-Rechnungen auch für Branchen mit Sonderanforderungen nutzen?

Ja. Der EN 16931-Standard lässt Branchenerweiterungen zu — zusätzliche Felder für Bau, Gesundheit, Logistik oder Automotive. Diese sind im Standard als Extension Points vorgesehen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist keine Frage des „Ob", sondern des „Wann". Als Kleinunternehmer haben Sie noch etwas Zeit — aber die Empfangspflicht gilt bereits. Nutzen Sie die Übergangsfrist, um sich in Ruhe vorzubereiten.

Die wichtigsten Punkte:

• Empfang: Seit 01.01.2025 Pflicht. E-Mail-Postfach reicht.
• Versand: Ab 01.01.2028 für alle. ZUGFeRD ist das praktischste Format.
• Software: Für wenige Rechnungen reichen kostenlose Tools. Ab 10 €/Monat gibt es vollwertige Lösungen.
• Archivierung: 10 Jahre, XML-Original aufbewahren.

Fangen Sie heute an: Richten Sie den Empfang ein, testen Sie eine ZUGFeRD-Rechnung, und wählen Sie bis 2027 Ihre Software. Dann sind Sie rechtzeitig bereit.