E-Rechnung erstellen: Schritt-für-Schritt Anleitung für 2026

Warum Sie 2026 mit E-Rechnungen starten sollten

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird auch der Versand für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz zur Pflicht — ab 2028 für alle. Wer jetzt die erste E-Rechnung erstellt, gewinnt Routine, bevor der Zeitdruck kommt.

Diese Schritt-für-Schritt Anleitung zeigt Ihnen den kompletten Weg: vom richtigen Format über die Pflichtfelder bis zum Versand Ihrer ersten E-Rechnung. Kein Vorwissen nötig.

Schritt 1: Das richtige Format wählen — XRechnung oder ZUGFeRD

Bevor Sie Ihre erste E-Rechnung erstellen, müssen Sie sich für ein Format entscheiden. In Deutschland sind zwei Standards relevant: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 — unterscheiden sich aber in Aufbau und Einsatzzweck.

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format. Es enthält ausschließlich maschinenlesbare, strukturierte Daten — kein PDF, kein visuelles Layout. Das Format ist der nationale Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) und wird zunehmend auch im B2B-Bereich eingesetzt.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (auch bekannt als Factur-X) kombiniert ein PDF/A-3-Dokument mit einer eingebetteten XML-Datei. Der Vorteil: Die Rechnung ist sowohl menschenlesbar als auch maschinenverarbeitbar. Für den B2B-Bereich ist mindestens das Profil „EN 16931" nötig.

Vergleich: XRechnung vs ZUGFeRD

Faustregel: Rechnungen an Behörden erfordern XRechnung. Für B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen eignet sich ZUGFeRD oft besser, weil Ihre Geschäftspartner die Rechnung auch ohne spezielle Software lesen können. Mehr dazu in unserem Vergleich XRechnung vs ZUGFeRD.

Schritt 2: Pflichtfelder kennen

Eine E-Rechnung ist nur gültig, wenn sie bestimmte Pflichtangaben enthält. Die EN 16931 definiert rund 165 Felder — aber nur ein Teil davon ist verpflichtend. Die wichtigsten Pflichtfelder:

Rechnungskopf

• Rechnungsnummer — eindeutig und fortlaufend
• Rechnungsdatum — im Format YYYY-MM-DD
• Rechnungsart — z. B. 380 (Rechnung) oder 381 (Gutschrift)
• Währungscode — z. B. EUR
• Leitweg-ID — nur bei B2G-Rechnungen (XRechnung), aber auch im B2B-Bereich sinnvoll

Verkäufer und Käufer

• Name und Anschrift — von beiden Parteien
• Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer
• Kontaktdaten — optional, aber empfohlen

Rechnungspositionen

• Positionsnummer
• Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Menge und Einheit
• Einzelpreis (netto)
• Umsatzsteuersatz und -betrag
• Positionsbetrag (netto)

Summen und Zahlungsinformationen

• Gesamtbetrag netto
• Umsatzsteuerbetrag
• Gesamtbetrag brutto (Zahlbetrag)
• Zahlungsbedingungen — Fälligkeitsdatum, Skonto
• Bankverbindung — IBAN, BIC

Vergessen Sie ein Pflichtfeld, wird die Rechnung bei der Validierung abgelehnt. Achten Sie besonders auf die Umsatzsteuer-ID — sie ist die häufigste Fehlerquelle.

Schritt 3: Software oder Tool auswählen

Für das Erstellen von E-Rechnungen gibt es drei Wege — je nach Rechnungsvolumen und technischem Know-how.

Option A: Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion

Die meisten modernen Buchhaltungslösungen (Lexware, SevDesk, FastBill, DATEV) bieten inzwischen XRechnung- und ZUGFeRD-Export an. Ideal für KMU und Freiberufler mit überschaubarem Volumen.

Option B: Spezialisierte E-Rechnung-Software

Tools wie Easybill oder spezielle E-Invoicing-Plattformen bieten erweiterte Funktionen: Validierung, Peppol-Versand, Archivierung. Sinnvoll bei mittlerem bis hohem Volumen. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in unserem Artikel E-Rechnung-Software im Vergleich 2026.

Option C: API-basierte Lösung

Über eine REST-API erstellen Sie E-Rechnungen direkt aus Ihrem ERP oder Ihrer eigenen Anwendung. Maximale Automatisierung und Flexibilität — erfordert aber technische Integration. Für Entwickler haben wir eine detaillierte Anleitung: XRechnung implementieren.

Schritt 4: Erste E-Rechnung erstellen

Unabhängig vom gewählten Tool folgt der Prozess immer dem gleichen Ablauf:

1. Rechnungsdaten erfassen: Empfänger, Positionen, Beträge, Steuersätze eingeben oder aus dem ERP übernehmen.
2. Format wählen: XRechnung (für B2G) oder ZUGFeRD (für B2B) — je nach Empfänger.
3. Leitweg-ID eintragen: Bei Rechnungen an Behörden zwingend. Fragen Sie Ihren öffentlichen Auftraggeber nach der korrekten ID.
4. Rechnung generieren: Die Software erzeugt die XML-Datei (XRechnung) oder das PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD).
5. Vorschau prüfen: Kontrollieren Sie alle Angaben — insbesondere Beträge, Steuersätze und die Empfängerdaten.

Tipp: Erstellen Sie Ihre erste E-Rechnung als Test. Nutzen Sie dafür einen realen Geschäftsvorfall, aber versenden Sie die Rechnung noch nicht. So können Sie den Prozess ohne Risiko durchspielen.

Schritt 5: E-Rechnung validieren

Vor dem Versand müssen Sie sicherstellen, dass Ihre E-Rechnung den technischen Anforderungen entspricht. Eine ungültige Rechnung wird vom Empfänger abgelehnt — das kostet Zeit und schadet der Geschäftsbeziehung.

Was wird geprüft?

• Schema-Validierung: Stimmt die XML-Struktur? Sind alle Pflichtfelder vorhanden?
• Schematron-Regeln: Sind die Geschäftsregeln der EN 16931 eingehalten? (z. B. Steuersummen korrekt berechnet)
• CIUS-DE-Regeln: Bei XRechnung: Werden die deutschen Zusatzanforderungen erfüllt?

Validierungstools

• KoSIT Validator: Das offizielle Tool der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Prüft XRechnung und ZUGFeRD gegen die aktuellen Schematron-Regeln.
• Integrierte Validierung: Gute E-Rechnung-Software validiert automatisch vor dem Versand.
• API-Validierung: API-First-Plattformen bieten einen Validierungsendpunkt, der die Rechnung vor dem Versand prüft.

Validieren Sie jede Rechnung vor dem Versand. Auch wenn Ihre Software das automatisch tut — bei den ersten Rechnungen lohnt sich eine zusätzliche Prüfung mit dem KoSIT Validator.

Schritt 6: E-Rechnung versenden

Ihre E-Rechnung ist erstellt und validiert. Jetzt muss sie den Empfänger erreichen. Je nach Empfänger gibt es unterschiedliche Versandwege:

Per E-Mail

Der einfachste Weg: XML-Datei (XRechnung) oder PDF mit XML (ZUGFeRD) als Anhang an die Rechnungsadresse des Empfängers senden. Für den B2B-Bereich aktuell der häufigste Kanal. Achten Sie darauf, dass der Empfänger XML-Anhänge akzeptiert.

Über ein Portal

Für Rechnungen an Bundesbehörden nutzen Sie die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) des Bundes. Viele Landesbehörden betreiben eigene Portale (z. B. OZG-RE). Sie laden die XRechnung hoch und erhalten eine Eingangsbestätigung.

Über Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein standardisiertes Netzwerk für den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten. Vorteil: Der Empfänger wird automatisch über seine Peppol-ID identifiziert. Zustellung und Empfangsbestätigung laufen über das Netzwerk. Peppol wird voraussichtlich der Standard-Kanal für das ab 2028 geplante Meldesystem.

Welcher Kanal für welchen Empfänger?

Häufige Fehler beim E-Rechnung erstellen

• Falsches Profil bei ZUGFeRD: Nur die Profile „EN 16931" und „Extended" gelten als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. „Basic" oder „Minimum" reichen nicht.
• Fehlende Leitweg-ID: Bei B2G-Rechnungen zwingend. Ohne Leitweg-ID wird die Rechnung vom Portal abgelehnt.
• Steuersätze nicht korrekt zugeordnet: Jede Position braucht einen expliziten Steuersatz. Gemischte Steuersätze innerhalb einer Position sind nicht erlaubt.
• PDF ohne XML verschickt: Ein reines PDF ist keine E-Rechnung. Ab 2027/2028 wird es nicht mehr akzeptiert.
• Nicht validiert: Ohne Validierung riskieren Sie Rückläufer und Verzögerungen.

Checkliste: Ihre erste E-Rechnung

1. Format gewählt (XRechnung oder ZUGFeRD)
2. Alle Pflichtfelder ausgefüllt
3. Umsatzsteuer-ID und Steuersätze korrekt
4. Leitweg-ID eingetragen (bei B2G)
5. Rechnung mit KoSIT Validator geprüft
6. Versandkanal geklärt (E-Mail, Portal, Peppol)
7. Archivierung GoBD-konform eingerichtet

Nächste Schritte

Sie haben Ihre erste E-Rechnung erstellt. Wie geht es weiter?

• Prüfen Sie mit unserem Pflicht-Check, ab wann für Ihr Unternehmen die Versandpflicht gilt.
• Informieren Sie sich über die XRechnung-Pflicht 2027 und die konkreten Fristen.
• Sie sind im Handwerk tätig? Lesen Sie unseren Spezialartikel E-Rechnung im Handwerk.
• Erfahren Sie mehr über unsere E-Rechnungslösungen — von der Erstellung bis zur Archivierung.

Fazit

E-Rechnungen zu erstellen ist kein Hexenwerk. Mit dem richtigen Format, vollständigen Pflichtfeldern und einer Validierung vor dem Versand sind Sie auf der sicheren Seite. Starten Sie jetzt mit einer Testrechnung — je früher Sie Routine aufbauen, desto entspannter wird die Umstellung.