E-Rechnung im Handwerk: Was Handwerksbetriebe 2027 wissen müssen

E-Rechnung im Handwerk: Warum gerade Handwerksbetriebe jetzt handeln müssen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Handwerksbetriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle — unabhängig vom Umsatz. Für Elektriker, Maler, Heizungsbauer, Dachdecker und alle anderen Gewerke bedeutet das: Die klassische PDF- oder Papierrechnung hat im Geschäftsverkehr bald ausgedient.

Viele Handwerksbetriebe arbeiten heute noch mit Word-Vorlagen, Excel-Tabellen oder einfacher Handwerkersoftware, die keine strukturierten E-Rechnungen erzeugen kann. Dieser Artikel erklärt Schritt für Schritt, was sich ändert, was Handwerksbetriebe konkret tun müssen und welche Besonderheiten es bei Abschlagsrechnungen, Aufmaß und Kleinbetragsrechnungen gibt.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:

• XRechnung: Reines XML-Format — nur maschinenlesbar, kein sichtbares Dokument.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0): PDF mit eingebetteten XML-Daten — menschenlesbar und maschinenverarbeitbar zugleich.

Für die meisten Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD die praktischere Wahl: Die Rechnung sieht weiterhin wie ein normales Dokument aus, enthält aber alle strukturierten Daten, die das Finanzamt und der Empfänger brauchen.

Der Zeitplan: Welche Fristen gelten?

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits seit Anfang 2025. Wenn ein Lieferant oder Subunternehmer Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie diese verarbeiten können — auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen versenden.

Was ändert sich konkret für Handwerksbetriebe?

Rechnungserstellung

Statt einer Rechnung als Word-Dokument oder PDF erzeugt Ihre Software künftig eine strukturierte Datei im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Alle Pflichtfelder — Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz, Bankverbindung — werden automatisch in das XML-Schema übertragen.

Rechnungsversand

E-Rechnungen werden per E-Mail oder über Rechnungsportale versendet. Die Zustellung per Post oder als einfaches PDF reicht für B2B-Rechnungen nicht mehr aus. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind von der Pflicht ausgenommen.

Archivierung

E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden — das heißt: unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar. Ein Ordner mit PDFs auf der Festplatte reicht nicht. Ihre Buchhaltungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem muss die Archivierung übernehmen.

Sonderfälle im Handwerk: Abschlag, Aufmaß, Kleinbetrag

Abschlagsrechnungen

Im Handwerk sind Abschlagsrechnungen der Normalfall — besonders bei größeren Aufträgen wie Heizungsanlagen, Elektroinstallationen oder Dachsanierungen. Die E-Rechnungspflicht gilt auch für Abschlagsrechnungen. Jede Abschlagsrechnung muss als eigenständige E-Rechnung erstellt werden. In der Schlussrechnung müssen alle vorherigen Abschläge korrekt referenziert und verrechnet werden.

Das XRechnung-Format unterstützt die Verknüpfung von Abschlags- und Schlussrechnungen über das Feld „Vorangegangene Rechnungsreferenz". Achten Sie darauf, dass Ihre Software diese Verknüpfung korrekt abbildet.

Aufmaß und Leistungsverzeichnis

Im Baugewerbe wird häufig nach Aufmaß abgerechnet. Die E-Rechnung selbst enthält die Rechnungspositionen, aber nicht das detaillierte Aufmaß. Das Aufmaß wird als Anlage mitgeschickt — entweder als separates PDF oder über GAEB-Dateien. Wichtig: Die E-Rechnung muss die Positionen so abbilden, dass sie den Aufmaßpositionen eindeutig zugeordnet werden können.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Rechnungen bis 250 Euro brutto sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für viele Handwerksbetriebe betrifft das kleinere Reparaturen, Wartungen oder Materiallieferungen. Aber Achtung: Auch wenn Sie für Kleinbeträge keine E-Rechnung erstellen müssen, lohnt es sich, den Prozess einheitlich zu gestalten. Zwei parallele Rechnungswege erhöhen den Verwaltungsaufwand.

Bauleistungen und Reverse-Charge

Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer greift häufig die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG). In der E-Rechnung muss das korrekt abgebildet werden: Steuersatz 0 %, Hinweis auf § 13b UStG und die richtige Umsatzsteuer-ID des Empfängers. Fehler hier führen zu Rückfragen vom Finanzamt.

Schritt-für-Schritt: So bereiten Sie Ihren Handwerksbetrieb vor

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Prüfen Sie Ihre aktuelle Situation: Wie erstellen Sie Rechnungen? Mit welcher Software? Können Sie bereits E-Rechnungen empfangen? Wer in Ihrem Betrieb ist für Rechnungen zuständig — Sie selbst, eine Bürokraft, der Steuerberater?

Schritt 2: Software prüfen oder wechseln

Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob Ihr Programm XRechnung und ZUGFeRD unterstützt. Viele Handwerkerlösungen wie TAIFUN, Sage, TopKontor, DATEV oder Lexware bieten bereits E-Rechnungsfunktionen an. Falls nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel — nicht erst im Dezember 2026.

Schritt 3: E-Mail-Empfang einrichten

Richten Sie ein separates E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen ein, z. B. rechnung@ihre-firma.de. Stellen Sie sicher, dass XML-Anhänge nicht vom Spamfilter blockiert werden. Viele E-Mail-Provider filtern unbekannte Dateitypen — testen Sie das aktiv.

Schritt 4: Steuerberater einbinden

Sprechen Sie frühzeitig mit Ihrem Steuerberater über den Umstellungsprozess. Klären Sie, in welchem Format die Belege künftig übermittelt werden und ob Ihre Schnittstelle (z. B. DATEV Unternehmen online) E-Rechnungen verarbeiten kann.

Schritt 5: Testlauf starten

Erstellen Sie Testrechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format und prüfen Sie diese mit dem Validierungstool der KoSIT. Senden Sie Testrechnungen an Geschäftspartner und bitten Sie um Rückmeldung, ob die Daten korrekt ankommen.

Schritt 6: Mitarbeiter schulen

Wenn Bürokräfte oder Gesellen Rechnungen schreiben, müssen sie den neuen Prozess kennen. Eine kurze Einweisung von 30–60 Minuten reicht in den meisten Fällen — aber sie muss stattfinden.

Häufige Fragen aus der Praxis

„Ich mache alles über den Steuerberater — betrifft mich das trotzdem?"

Ja. Auch wenn Ihr Steuerberater die Buchhaltung übernimmt, sind Sie als Unternehmer für die korrekte Rechnungsstellung verantwortlich. Die E-Rechnung muss aus Ihrem System kommen. Klären Sie mit dem Steuerberater, wie die Zusammenarbeit künftig läuft.

„Muss ich für Privatkunden auch E-Rechnungen erstellen?"

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Umsätze, also Rechnungen an andere Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen können weiterhin als PDF oder auf Papier gestellt werden.

„Ich habe unter 800.000 Euro Umsatz — habe ich noch Zeit?"

Bedingt. Die Versandpflicht greift für Sie erst ab 2028. Aber: Die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025. Und wenn Geschäftspartner ab 2027 E-Rechnungen von Ihnen erwarten, kommen Sie praktisch nicht drumherum, auch früher umzustellen.

„Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?"

Rechnungen, die nicht dem vorgeschriebenen Format entsprechen, sind formal fehlerhaft. Der Rechnungsempfänger kann den Vorsteuerabzug verweigern. Zudem drohen Bußgelder bei Verstößen gegen die Rechnungsstellungspflichten. Das Risiko steigt mit dem Meldesystem ab 2028, da das Finanzamt dann in Echtzeit prüfen kann.

„Kann ich nicht einfach bei PDF bleiben?"

Für B2C-Rechnungen ja. Für B2B-Rechnungen nein. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Sie erfüllt die Pflicht nicht.

Typische Fehler, die Handwerksbetriebe vermeiden sollten

• Zu spät anfangen: Softwareumstellungen im Handwerk brauchen erfahrungsgemäß 3–6 Monate. Wer im November 2026 beginnt, hat ein Problem.
• Zwei Systeme parallel betreiben: Vermeiden Sie es, für E-Rechnungen und klassische Rechnungen unterschiedliche Tools zu nutzen. Das verdoppelt den Aufwand und erhöht die Fehlerquote.
• Abschlagsrechnungen vergessen: Viele denken nur an Schlussrechnungen. Auch jede Abschlagsrechnung muss als E-Rechnung erstellt werden.
• Archivierung ignorieren: E-Rechnungen im E-Mail-Postfach liegen lassen ist nicht GoBD-konform. Sie brauchen eine revisionssichere Archivierung.
• § 13b-Fälle falsch abbilden: Reverse-Charge-Rechnungen haben besondere Anforderungen im E-Rechnungsformat. Testen Sie diese Fälle explizit.

Was Solytics für Handwerksbetriebe tut

Die Umstellung auf E-Rechnung muss kein Kraftakt sein — aber sie braucht einen klaren Plan. Solytics unterstützt Handwerksbetriebe mit praxisnahen Beratungspaketen:

• Bestandsaufnahme und Softwarecheck: Wir analysieren Ihre aktuelle Rechnungssoftware und prüfen, ob sie E-Rechnungen unterstützt oder ersetzt werden muss.
• Einrichtung und Konfiguration: Wir richten Ihre E-Rechnungslösung ein — inklusive ZUGFeRD/XRechnung-Erzeugung, E-Mail-Konfiguration und Archivierung.
• Schulung: Kompakte Einweisung für Sie und Ihr Team, damit der neue Prozess ab Tag eins reibungslos läuft.
• Steuerberater-Schnittstelle: Wir stellen sicher, dass Ihre Belege nahtlos an den Steuerberater übergeben werden — digital, automatisiert und fehlerfrei.

Ob Einzelunternehmer mit drei Mitarbeitern oder Handwerksbetrieb mit 50 Angestellten: Wir passen die Lösung an Ihre Betriebsgröße und Ihre vorhandene IT an.

Fazit: Jetzt vorbereiten, 2027 entspannt starten

Die E-Rechnungspflicht trifft das Handwerk nicht härter als andere Branchen — aber sie trifft Betriebe, die oft wenig IT-Kapazität haben, umso direkter. Wer jetzt die Bestandsaufnahme macht, die Software prüft und einen Testlauf startet, hat genug Puffer für unerwartete Hürden.

Die Technik ist ausgereift. Die Formate sind standardisiert. Was fehlt, ist in vielen Betrieben nur der erste Schritt. Machen Sie ihn jetzt.