E-Rechnung in der Gastronomie: Was Restaurants, Hotels und Caterer wissen müssen

E-Rechnung in der Gastronomie: Warum Restaurants, Hotels und Caterer jetzt handeln müssen

Die Gastronomie ist eine der am stärksten betroffenen Branchen bei der E-Rechnungspflicht — und gleichzeitig eine der am schlechtesten vorbereiteten. Viele Betriebe arbeiten noch mit handschriftlichen Belegen, einfachen Kassensystemen oder PDF-Rechnungen per E-Mail. Das reicht ab 2025 nicht mehr.

Dieser Artikel erklärt, welche Pflichten für Restaurants, Cafés, Hotels und Catering-Unternehmen gelten, wie TSE und E-Rechnung zusammenhängen und wie Sie Ihren Betrieb Schritt für Schritt vorbereiten.

Was ist eine E-Rechnung — und was nicht?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland gibt es zwei zugelassene Formate:

• XRechnung: Reines XML — nur maschinenlesbar, kein sichtbares Dokument.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0): PDF mit eingebetteten XML-Daten — sieht aus wie eine normale Rechnung, ist aber maschinenverarbeitbar.

Für die meisten Gastronomiebetriebe ist ZUGFeRD die bessere Wahl: Die Rechnung sieht vertraut aus, enthält aber alle strukturierten Daten, die Lieferanten, Kunden und Finanzamt brauchen.

Der Zeitplan: Welche Fristen gelten?

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits. Wenn Ihr Großhändler, Getränkelieferant oder Reinigungsdienst Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie diese verarbeiten können.

Besonderheiten der Gastronomie

TSE und E-Rechnung: Zwei getrennte Welten

Viele Gastronomen verwechseln die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) an der Kasse mit der E-Rechnungspflicht. Das sind zwei verschiedene Anforderungen:

Die TSE sichert Ihre Kassenbons ab. Die E-Rechnung betrifft Ihre Rechnungen an Geschäftskunden — Firmenfeiern, Catering-Aufträge, Hotelübernachtungen für Geschäftsreisende. Beide Pflichten bestehen parallel.

Kassensystem ≠ E-Rechnung

Die meisten Gastronomie-Kassensysteme (Orderbird, ready2order, Lightspeed, Gastrofix) sind für den Tagesgeschäft-Bonverkehr gebaut — nicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich. Prüfen Sie bei Ihrem Kassenhersteller:

• Kann das System XRechnung oder ZUGFeRD exportieren?
• Gibt es ein Rechnungsmodul für B2B-Kunden (nicht nur Kassenbons)?
• Ist ein Update oder Zusatzmodul geplant?

Falls Ihr Kassensystem keine E-Rechnungen unterstützt, brauchen Sie eine separate Rechnungssoftware für Ihre B2B-Geschäfte — zum Beispiel Lexoffice, sevDesk oder eine spezialisierte Lösung.

Bewirtungsbelege: Sonderfall für die Gastronomie

Bewirtungsbelege sind keine E-Rechnungen. Der § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG verlangt einen gesonderten Bewirtungsbeleg mit bestimmten Angaben (Anlass, Teilnehmer, Höhe). Dieser wird weiterhin als separater Nachweis geführt.

Aber: Die zugrundeliegende Restaurantrechnung an ein Unternehmen ist ein B2B-Vorgang. Wenn der Firmenkunde eine ordnungsgemäße Rechnung verlangt — und das Bewirtungsrecht schreibt das vor —, muss diese ab 2027 als E-Rechnung ausgestellt werden können.

Umsatzsteuer: 7 % vs. 19 % in der Gastronomie

Die Gastronomie arbeitet mit zwei Umsatzsteuersätzen: 19 % für Getränke und Vor-Ort-Verzehr, 7 % für Speisen zum Mitnehmen. In der E-Rechnung müssen diese Positionen korrekt getrennt ausgewiesen werden — XRechnung und ZUGFeRD unterstützen mehrere Steuersätze pro Rechnung.

Achten Sie darauf, dass Ihre Software die Steuersätze automatisch korrekt zuordnet. Fehler bei der Steueraufteilung sind einer der häufigsten Gründe für Beanstandungen bei Betriebsprüfungen.

Welche Betriebstypen sind betroffen?

Restaurants und Cafés

Die meisten Umsätze laufen über die Kasse an Endverbraucher (B2C) — hier gilt keine E-Rechnungspflicht. Aber: Firmenbewirtungen, Cateringaufträge und Rechnungen an Geschäftskunden sind B2B. Bei größeren Restaurants können diese 10–30 % des Umsatzes ausmachen.

Hotels und Pensionen

Hotels haben einen hohen B2B-Anteil: Geschäftsreisende, Firmenveranstaltungen, Tagungspauschalen. Hier wird die E-Rechnung besonders relevant. Zusätzliche Komplexität durch:

• Gemischte Steuersätze (Übernachtung 7 %, Frühstück 19 %, Minibar 19 %)
• Sammelrechnungen für mehrtägige Aufenthalte
• Buchungen über Plattformen (Booking.com, HRS) — wer stellt die E-Rechnung aus?

Catering-Unternehmen

Caterer arbeiten fast ausschließlich B2B: Firmenfeiern, Messen, Events. Hier greift die E-Rechnungspflicht für nahezu den gesamten Umsatz. Caterer sollten sich als erste vorbereiten.

Kantinen und Gemeinschaftsverpflegung

Betriebskantinen, die als eigenständige Unternehmen agieren und an den Auftraggeber abrechnen, erstellen B2B-Rechnungen. Die E-Rechnungspflicht gilt vollständig.

Schritt für Schritt: So bereiten Sie Ihren Betrieb vor

1. B2B-Anteil ermitteln

Analysieren Sie Ihre Rechnungen der letzten 12 Monate: Wie viele gehen an Unternehmen? Bei Hotels und Caterern ist der Anteil hoch, bei reinen Laufkundschaft-Restaurants oft unter 5 %. Der B2B-Anteil bestimmt die Dringlichkeit.

2. Kassensystem prüfen

Fragen Sie Ihren Kassenhersteller: Kommt ein E-Rechnungsmodul? Bis wann? Welches Format (XRechnung, ZUGFeRD)? Dokumentieren Sie die Antwort.

3. Empfang einrichten (sofort)

Sie müssen bereits jetzt E-Rechnungen empfangen können. Richten Sie ein E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen ein. Software wie Lexoffice oder sevDesk kann XRechnung-Dateien importieren und anzeigen. Mehr dazu:

• E-Rechnung mit Lexoffice
• E-Rechnung mit sevDesk

4. Rechnungssoftware für B2B einführen

Falls Ihr Kassensystem keine E-Rechnungen erstellen kann, nutzen Sie eine separate Rechnungssoftware für B2B-Kunden. Vergleichen Sie Optionen in unserem Software-Vergleich 2026.

5. Prozesse anpassen

Definieren Sie: Wer erstellt E-Rechnungen für Firmenkunden? Wann wird auf E-Rechnung statt Kassenbon umgestellt? Wie werden eingehende E-Rechnungen archiviert (GoBD-konform, 10 Jahre)?

6. Steuerberater einbinden

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Umstellung. Klären Sie: Schnittstellen zwischen Kassensystem, Rechnungssoftware und DATEV. Mehr dazu: E-Rechnung mit DATEV.

Häufige Fragen aus der Gastronomie

„Muss ich für jeden Kassenbon eine E-Rechnung erstellen?"

Nein. Kassenbons an Endverbraucher (B2C) sind keine E-Rechnungen und werden es auch nicht. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Transaktionen — also Rechnungen an andere Unternehmen.

„Ich bin Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Gilt die Pflicht trotzdem?"

Ja. Auch Kleinunternehmer müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen. Die Versandpflicht greift je nach Umsatz ab 2027 oder 2028. Die Kleinunternehmerregelung befreit nicht von der E-Rechnungspflicht. Mehr dazu: E-Rechnung für Kleinunternehmer.

„Was passiert, wenn ich nicht umstelle?"

Rechnungen, die nicht dem vorgeschriebenen Format entsprechen, gelten steuerlich nicht als ordnungsgemäße Rechnung. Der Empfänger kann den Vorsteuerabzug verlieren. Außerdem drohen Beanstandungen bei Betriebsprüfungen.

„Kann ich E-Rechnung und Kassenbon parallel führen?"

Ja, und genau das werden die meisten Gastronomiebetriebe tun: Kassenbons für Laufkundschaft, E-Rechnungen für Geschäftskunden. Wichtig ist eine saubere Trennung in der Buchführung.

Checkliste: E-Rechnung in der Gastronomie

Fazit

Die E-Rechnungspflicht trifft die Gastronomie unterschiedlich stark: Hotels und Caterer mit hohem B2B-Anteil müssen sofort handeln. Reine Laufkundschaft-Restaurants haben weniger Druck, müssen aber den Empfang sicherstellen. Für alle gilt: Die Empfangspflicht besteht bereits seit Januar 2025. Wer jetzt beginnt, hat genug Zeit für eine saubere Umstellung — und vermeidet teure Nachbesserungen unter Zeitdruck.

Sie brauchen Unterstützung bei der Umstellung? Sprechen Sie uns an — wir begleiten Gastronomiebetriebe von der Analyse bis zur fertigen Implementierung.