E-Rechnung an Behörden (B2G) — Leitweg-ID, ZRE/OZG-RE & die schon aktive Pflicht

Erster öffentlicher Auftrag, erste Rechnung — und das Geld kommt nicht

Ein Handwerksbetrieb gewinnt die Ausschreibung für die Sanierung eines Bundesamts. Die Arbeit ist gemacht, abgenommen, alles in Ordnung. Der Betrieb schickt — wie immer — eine PDF-Rechnung per E-Mail. Vier Wochen später ist noch kein Geld da. Auf Nachfrage die Antwort: "Wir können die Rechnung nicht verarbeiten, bitte reichen Sie eine XRechnung mit gültiger Leitweg-ID über unser Portal ein." Der Betrieb weiß nicht, was eine Leitweg-ID ist, welches Portal gemeint ist und warum das PDF nicht reicht. Die Zahlung verschiebt sich um Wochen.

Dieses Szenario ist Alltag — und vermeidbar. Es trifft besonders Unternehmen, die zum ersten Mal an die öffentliche Hand liefern und ihren gewohnten Rechnungsweg unverändert beibehalten. Die E-Rechnungspflicht im Geschäft mit der öffentlichen Hand (B2G, Business-to-Government) ist seit dem 27. November 2020 aktiv, über vier Jahre vor der vieldiskutierten B2B-Sendepflicht ab 2027. Sie folgt eigenen Regeln: ein Pflichtfeld namens Leitweg-ID, definierte Einreichungsportale, ein vorgeschriebenes Format. Wer die B2G-Pflicht mit der B2B-Welle 2027 verwechselt und denkt "E-Rechnung kommt erst später", riskiert bei jedem Behördenauftrag Zahlungsverzug. Dieser Artikel zieht den B2G-Einreich-Flow konsequent durch — aus der Perspektive des Lieferanten, der bezahlt werden will.

Zur Einordnung vorab: Dieser Beitrag behandelt die Sende-Seite an Behörden. Das Gegenstück — der Empfang von E-Rechnungen im eigenen Unternehmen — steht in E-Rechnung empfangen & automatisch verarbeiten. Die allgemeine B2B-Sendepflicht erklärt XRechnung-Pflicht 2027.

Die B2G-Pflicht: wer, was, seit wann — und warum sie nicht die 2027-Pflicht ist

Lieferanten der unmittelbaren Bundesverwaltung müssen ihre Rechnungen seit dem 27. November 2020 elektronisch als XRechnung stellen. Rechtsgrundlage ist die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (ERechV) in Verbindung mit § 4a E-Government-Gesetz (EGovG). Das ist keine Ankündigung für die Zukunft, sondern geltendes Recht seit über vier Jahren. Wer einen Auftrag der Bundesverwaltung ausführt, schuldet die Rechnung in strukturierter, maschinenlesbarer Form — Papier und einfaches PDF sind in der Regel nicht mehr zulässig.

Eine andere Pflicht als 2027 — drei Unterschiede

Betroffen ist jedes Unternehmen, das einen öffentlichen Auftrag ausführt — quer durch alle Branchen: das Bauunternehmen bei der Sanierung einer Bundesliegenschaft, das IT-Haus beim Rollout in einer Behörde, der Beratungsdienstleister im Rahmenvertrag, der Lieferant von Büromaterial, der Handwerker bei der Wartung. Sobald der Rechnungsempfänger ein öffentlicher Auftraggeber ist, greift der B2G-Flow — unabhängig von Unternehmensgröße, Umsatz oder USt-Status des Lieferanten.

Die häufigste Verwechslung lautet: "Die E-Rechnung kommt doch erst 2027." Für Geschäfte mit der öffentlichen Hand gilt sie längst. B2G und die kommende B2B-Sendepflicht sind zwei verschiedene Pflichten mit verschiedener Logik:

• Anderer Empfänger. Bei B2G ist der Rechnungsempfänger ein öffentlicher Auftraggeber — eine Behörde, ein Amt, eine öffentliche Einrichtung. Die B2B-Pflicht ab 2027 betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
• Anderes Routing. B2G-Rechnungen werden über definierte Portale eingereicht und mit einer Leitweg-ID adressiert. Im B2B gibt es weder Portalzwang noch Leitweg-ID; dort läuft der Austausch direkt zwischen den Parteien (etwa per E-Mail oder Peppol).
• Andere Rechtsgrundlage. B2G stützt sich auf die ERechV und § 4a EGovG (Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU). Die B2B-Pflicht stützt sich auf das geänderte Umsatzsteuergesetz (Wachstumschancengesetz, § 14 UStG).

Die Aussage "E-Rechnung kommt erst 2027" ist im Behördengeschäft also schlicht falsch. Den Gesamtfahrplan der B2B-Welle und die Stufen bis 2028 erklärt XRechnung-Pflicht 2027 — dieser Artikel grenzt sich bewusst davon ab: Hier geht es um die schon aktive Behördenpflicht.

Länder: heterogen, nicht einheitlich

Der Bund hat den Anfang gemacht, doch das Behördengeschäft endet nicht beim Bund. Die Bundesländer haben für ihre eigenen Verwaltungen jeweils eigene Verordnungen erlassen — mit eigenen Fristen, eigenen Schwellen und teils eigenen Plattformen. Manche Länder verpflichten ihre Lieferanten zur elektronischen Rechnung, andere verpflichten zunächst nur die Verwaltung zur Annahme. Eine bundesweit einheitliche Regel gibt es nicht. Maßgeblich ist immer der konkrete Auftraggeber: Liefern Sie an eine Bundesbehörde, eine Landesbehörde oder eine Kommune? Davon hängt ab, was für Sie gilt.

Konsequenz-Box: Sie liefern an eine Behörde — was gilt für Sie heute?

Klären Sie vor der ersten Rechnung drei Punkte: (1) Ist der Auftraggeber Bundes-, Landes- oder Kommunalverwaltung? (2) Verlangt er eine XRechnung — und über welches Portal? (3) Wie lautet die Leitweg-ID? Diese drei Fragen entscheiden, ob Ihre Rechnung angenommen und bezahlt wird. Stand und Einzelheiten der jeweiligen Landesverordnung bitte beim Auftraggeber oder der zuständigen Stelle prüfen. Wer diese drei Punkte vor Auftragsbeginn klärt, vermeidet die teuerste Variante: eine fertige Leistung, die mangels korrekter Rechnung wochenlang unbezahlt bleibt.

Die Leitweg-ID verstehen und korrekt setzen

Die Leitweg-ID ist das Feld, an dem die meisten Behördenrechnungen scheitern. Sie ist im B2B völlig unbekannt — im B2G ist sie ein zwingendes Pflichtfeld. Technisch sitzt sie im Datenfeld BT-10 (BuyerReference) der EN 16931. Ihre Aufgabe: die Rechnung eindeutig an die empfangende Stelle innerhalb der Verwaltung adressieren — vergleichbar mit einer Hausanschrift im Inneren eines großen Behördenapparats. Das Portal nutzt sie, um die eingehende Rechnung automatisch an das richtige Amt, das richtige Referat, die richtige Buchungsstelle weiterzuleiten.

Aufbau: Grobadressierung – Feinadressierung – Prüfziffer

Die Leitweg-ID ist strukturiert aufgebaut aus drei Bestandteilen: Grobadressierung – Feinadressierung – Prüfziffer. Ein Beispiel in der typischen Form:

04011000-1234512345-06

• Grobadressierung (im Beispiel 04011000) — bezeichnet den übergeordneten Bereich, das Bundesland oder die oberste zuständige Stelle.
• Feinadressierung (im Beispiel 1234512345) — verfeinert das Ziel bis zur konkret empfangenden Organisationseinheit. Sie kann je nach Behörde unterschiedlich lang sein oder entfallen.
• Prüfziffer (im Beispiel 06) — sichert die ID gegen Zahlendreher und Tippfehler ab. Stimmt sie nicht, erkennt das Portal die ID als ungültig.

Die einzelnen Bestandteile sind durch Bindestriche getrennt. Wichtig: Die Leitweg-ID ist kein Feld, das Sie sich selbst ausdenken oder optional weglassen können. Sie ist vorgegeben und gehört verpflichtend in jede B2G-Rechnung.

Warum ist die Leitweg-ID überhaupt nötig? Die öffentliche Verwaltung ist kein einzelner Adressat, sondern ein verzweigtes Gebilde aus Ämtern, Referaten und Buchungsstellen. Eine Behörde kann Hunderte Eingangsstellen haben. Die Leitweg-ID übernimmt die Rolle, die im normalen Geschäftsverkehr Anschrift und Bestellbezug zusammen erfüllen: Sie sagt dem Portal eindeutig, an welche interne Stelle die Rechnung gehört. Genau deshalb existiert sie im B2B nicht — dort kennt der Aussteller seinen Geschäftspartner direkt und braucht keinen verwaltungsinternen Wegweiser. Im B2G ist sie der Schlüssel, ohne den die Rechnung nicht zugestellt werden kann.

Woher bekommt man die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID kommt vom Auftraggeber, nicht vom Lieferanten. In aller Regel steht sie bereits in der Bestellung oder Auftragsbestätigung — oft direkt neben oder gemeinsam mit der Bestellnummer. Fehlt sie dort, fragen Sie aktiv nach: Die Beschaffungs- oder Vergabestelle Ihres Auftraggebers nennt sie Ihnen. Reichen Sie ohne gültige Leitweg-ID keine Rechnung ein — sie würde ohnehin abgewiesen.

Fehler-Box: Rechnung abgewiesen — meist ist die Leitweg-ID schuld

Ohne oder mit falscher Leitweg-ID wird die Rechnung vom Portal automatisch abgewiesen — kein Mensch sieht sie, kein Geld fließt. Typische Ursachen: ID ganz vergessen, Prüfziffer falsch abgetippt, ID des falschen Empfängers verwendet, oder die ID im falschen Feld platziert (nicht in BT-10). Prüfen Sie bei jeder Ablehnung zuerst die Leitweg-ID — Zeichen für Zeichen gegen die Bestellung. Die Ablehnung erfolgt automatisiert und oft mit einem technischen Fehlertext, der die eigentliche Ursache nicht im Klartext nennt; deshalb ist die Leitweg-ID der erste Verdacht, nicht der letzte.

Die Portale: ZRE, OZG-RE & Länderplattformen

Eine B2G-Rechnung wird nicht per E-Mail an die Behörde geschickt, sondern über ein definiertes Einreichungsportal. Welches Portal das richtige ist, hängt allein vom Empfänger ab — nicht vom Absender. Das ist ein Denkfehler, der häufig passiert: Der Lieferant sucht "sein" Portal, doch ein eigenes Portal hat er nicht. Maßgeblich ist immer, wer die Rechnung empfängt. Drei Kategorien sind zu unterscheiden:

• ZRE — Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Zuständig für die unmittelbare Bundesverwaltung (oberste Bundesbehörden und ihre nachgeordneten Stellen). Wer an ein Bundesministerium oder ein Bundesamt liefert, reicht hier ein.
• OZG-RE — das OZG-konforme Rechnungseingangsportal. Zuständig für die mittelbare Bundesverwaltung sowie für viele Länder und Einrichtungen, die diese Plattform mitnutzen. Welcher Empfänger über OZG-RE erreichbar ist, ist im Portal hinterlegt.
• Eigene Länderplattformen. Mehrere Bundesländer betreiben eigene Portale mit eigenen Zugängen und eigenen Verordnungen. Die Landschaft ist heterogen — eine einheitliche, vollständige Länderliste gibt es nicht, und sie ändert sich. Welche Plattform Ihr konkreter Auftraggeber vorschreibt, erfahren Sie vom Auftraggeber selbst.

Entscheidungstabelle: Auftraggeber-Typ × Portal × Zugang

Die Tabelle gibt die Regelfälle wieder. Verbindlich ist immer die Vorgabe des konkreten Auftraggebers — fragen Sie im Zweifel nach, bevor Sie ein Konto anlegen.

Registrierung in Kürze

Für die meisten Einreichungswege brauchen Sie ein Benutzerkonto auf dem jeweiligen Portal. Die Registrierung ist einmalig: Konto anlegen, Unternehmensdaten hinterlegen, E-Mail bestätigen. Anschließend stehen die verschiedenen Einreichungswege offen. Wer regelmäßig an dieselbe Verwaltungsebene liefert, legt das Konto einmal an und nutzt es dauerhaft.

Ein praktischer Hinweis: Legen Sie das Portalkonto rechtzeitig an — nicht erst, wenn die erste Rechnung fällig ist. Die Registrierung und gegebenenfalls die Freischaltung kosten Zeit, und unter Zahlungsdruck ist das der falsche Moment, um sich zum ersten Mal durch ein Behördenportal zu arbeiten. Wer einen öffentlichen Auftrag annimmt, klärt den Einreichungsweg am besten gleich zu Auftragsbeginn — zusammen mit der Leitweg-ID.

Einreichungswege & Skalierung: Weberfassung vs. Upload vs. Peppol

Hat man Portal und Leitweg-ID, bleibt die Frage: Wie kommt die Rechnung konkret hinein? Es gibt drei Wege, und sie skalieren völlig unterschiedlich. Die Wahl hängt davon ab, wie oft Sie an die öffentliche Hand liefern.

• Weberfassung — die Rechnung wird im Portal manuell in ein Formular getippt. Kein Vorwissen, keine Software nötig. Sinnvoll nur für 1–2 Rechnungen pro Jahr. Bei mehr Belegen wird das Abtippen zum Zeitfresser und zur Fehlerquelle.
• Upload — Sie erzeugen die fertige XRechnung-XML in Ihrer Software und laden die Datei im Portal hoch. Der Mittelweg: weniger manuell als die Weberfassung, aber jeder Beleg wird einzeln hochgeladen. Passend für eine überschaubare, aber regelmäßige Zahl an Behördenrechnungen.
• Peppol (AS4) — die Rechnung wird automatisiert über das Peppol-Netzwerk an das Portal übermittelt, ohne manuelles Hochladen. Der skalierbare Weg für regelmäßige Behördenlieferanten: Die Software erzeugt die XRechnung und stellt sie direkt zu. Hintergrund zum Netzwerk: Peppol B2B in Deutschland 2026.

Abgrenzungs-Box: Einmal-Lieferant vs. Stammlieferant der öffentlichen Hand

Wer einmal im Jahr eine einzige Rechnung an eine Behörde stellt, ist mit der Weberfassung gut bedient — Aufwand null, kein Setup. Wer dagegen regelmäßig öffentliche Aufträge abwickelt (Bau, IT, Beratung, Lieferung), gerät mit manueller Erfassung schnell an die Grenze: Jede getippte Rechnung kostet Zeit und birgt Fehlerrisiko, und bei Dutzenden Belegen pro Jahr summiert sich beides. Hier lohnt der Schritt zur automatisierten Einreichung per Peppol — die Rechnung entsteht und geht raus, ohne dass jemand ein Portal-Formular ausfüllt. Der Übergang vom Einmal- zum Stammlieferanten ist daher auch der Moment, an dem sich die Investition in einen automatisierten Rechnungsweg rechnet.

Skalierung im Vergleich

Genau hier setzt die Solytics-E-Rechnungs-API an: Sie erzeugt eine valide XRechnung inklusive korrekt gesetztem Leitweg-ID-Feld (BT-10) und reicht sie per Peppol automatisiert ein — der skalierbare Weg für regelmäßige Behördenlieferanten. Wie das Erstellen technisch funktioniert, vertieft XRechnung implementieren; eine allgemeine Anleitung bietet E-Rechnung erstellen — Anleitung.

XRechnung vs. ZUGFeRD im B2G-Kontext

Im B2B werden XRechnung und ZUGFeRD oft als gleichwertige Optionen behandelt — beide erfüllen die EN 16931. Im B2G-Kontext ist das anders: Der vorgeschriebene Standard ist die XRechnung. XRechnung ist eine nationale Ausprägung (CIUS — Core Invoice Usage Specification) der europäischen Norm EN 16931, zugeschnitten auf die Anforderungen der deutschen Verwaltung. Sie ist der sichere Weg: Jedes Behördenportal akzeptiert XRechnung.

Der Vorteil dieser Vorgabe ist Berechenbarkeit: Wer eine korrekte XRechnung erzeugt, weiß, dass sie technisch akzeptiert wird — unabhängig davon, an welche Bundes- oder OZG-RE-angebundene Stelle sie geht. Die XRechnung-CIUS schreibt dabei genau jene Pflichtfelder vor, die die Verwaltung zur automatischen Verarbeitung braucht — die Leitweg-ID in BT-10 ist eines davon. Eine valide XRechnung erfüllt diese Geschäftsregeln per Konstruktion.

ZUGFeRD ist ein hybrides Format (PDF mit eingebettetem XML). Ob ein Behördenportal ZUGFeRD annimmt, ist portalabhängig und nicht garantiert. Verlassen Sie sich im B2G nicht darauf, dass ZUGFeRD durchgeht — XRechnung ist die zuverlässige Wahl, solange der Auftraggeber nichts anderes ausdrücklich zulässt. XRechnung und ZUGFeRD sind im Behördengeschäft also nicht gleichwertig: XRechnung ist gesetzt, ZUGFeRD ist die Ausnahme nach Portal-Vorgabe.

Die grundsätzlichen Unterschiede beider Formate — reines XML gegen hybrides PDF — erklärt XRechnung vs. ZUGFeRD im Detail. Für das Behördengeschäft gilt die einfache Faustregel: Im Zweifel XRechnung.

Schwellenwerte, Ausnahmen & häufige Fehler

Nicht jede Rechnung an eine Behörde muss zwingend als XRechnung kommen. Es lohnt, die Ausnahmen zu kennen — sowohl um unnötigen Aufwand bei Kleinstbeträgen zu vermeiden als auch um nicht versehentlich auf eine Ausnahme zu vertrauen, die im konkreten Fall gar nicht greift. Die ERechV kennt Ausnahmen — die wichtigste betrifft Kleinstaufträge:

• Direktauftrag bis 1.000 € (netto). Aufträge bis zu einem Auftragswert von 1.000 Euro netto (Direktauftrag) sind von der B2G-E-Rechnungspflicht ausgenommen (ERechV). Hier ist eine elektronische Rechnung möglich, aber nicht zwingend.
• Weitere Ausnahmetatbestände. Die ERechV nennt zusätzliche Ausnahmen — etwa für Verschlusssachen und bestimmte Fälle der auswärtigen Beschaffung (im Ausland). In diesen Konstellationen greift die Pflicht in der Regel nicht.
• Länder können abweichen. Die genannten Schwellen und Ausnahmen entstammen der Bundesregelung. Bundesländer können in ihren Verordnungen abweichende Schwellen oder Regeln vorsehen. Verlassen Sie sich nicht auf die Bundeswerte, wenn Sie an ein Land oder eine Kommune liefern — prüfen Sie den jeweiligen Stand.

Die verbreitete Fehlannahme "jede Behördenrechnung muss zwingend als XRechnung kommen" stimmt also nicht ohne Einschränkung. Unterhalb der 1.000-€-Grenze und in den genannten Ausnahmefällen gilt die Pflicht in der Regel nicht — oberhalb dagegen schon.

In der Praxis ist die saubere Lösung dennoch oft, auch unterhalb der Schwelle gleich elektronisch zu rechnen: Wer den Weg ohnehin etabliert hat, spart sich die Fallunterscheidung im Tagesgeschäft und vermeidet, eine Rechnung versehentlich auf Papier zu stellen, die eigentlich elektronisch hätte kommen müssen. Die Ausnahme ist eine Erleichterung, kein Verbot — sie zwingt niemanden zurück aufs Papier. Wer regelmäßig liefert, behandelt die 1.000-€-Grenze daher meist als das, was sie ist: eine Entlastung für den seltenen Kleinstauftrag, nicht als Leitlinie für den Normalfall.

Die häufigsten Fehler — und wie man sie vermeidet

• Falsche oder fehlende Leitweg-ID. Der Klassiker: Rechnung wird vom Portal automatisch abgewiesen. Leitweg-ID immer aus der Bestellung übernehmen, Prüfziffer kontrollieren.
• Falsches Portal. An die Bundesverwaltung über ein Länderportal eingereicht (oder umgekehrt) — die Rechnung erreicht den Empfänger nicht. Portal am Auftraggeber-Typ ausrichten (siehe Entscheidungstabelle).
• Papier oder PDF trotz Pflicht. Oberhalb der Schwelle reicht ein einfaches PDF nicht. Ergebnis: keine Verarbeitung, kein Geld. Strukturierte XRechnung erzeugen.
• ZUGFeRD, wo nur XRechnung akzeptiert wird. Wer auf gut Glück ZUGFeRD einreicht, riskiert die Ablehnung. Im Zweifel XRechnung.

Hinweis zu Einzelfällen. Ob im konkreten Fall eine Ausnahme greift, welche Schwelle für einen bestimmten Landesauftrag gilt oder wie ein vergaberechtlicher Sonderfall zu behandeln ist, ist eine Frage des Einzelfalls. Verlassen Sie sich an diesen Punkten auf Ihren Steuerberater oder die zuständige Vergabe- bzw. Fachstelle — nicht auf pauschale Aussagen, auch nicht aus diesem Artikel. Rechtsstand und Schwellen können sich ändern; prüfen Sie den aktuellen Stand vor der ersten Rechnung.

Fazit: B2G ist aktiv — Leitweg-ID und Portal sind die Stolpersteine

Wer an die öffentliche Hand liefert, lebt nicht in der Zukunft der E-Rechnung, sondern in ihrer Gegenwart. Die B2G-Pflicht ist seit dem 27. November 2020 aktiv — eine eigene Pflicht, nicht die B2B-Welle 2027. Drei Dinge entscheiden über die pünktliche Zahlung: die korrekte Leitweg-ID (Pflichtfeld BT-10, Aufbau Grobadressierung–Feinadressierung–Prüfziffer, vom Auftraggeber zu erfragen), das richtige Portal (ZRE für die unmittelbare Bundesverwaltung, OZG-RE für mittelbare Verwaltung und viele Länder, dazu eigene Länderplattformen) und das richtige Format (XRechnung, nicht auf gut Glück ZUGFeRD).

Für den Einmal-Lieferanten genügt die manuelle Weberfassung. Wer regelmäßig öffentliche Aufträge abwickelt, fährt mit der automatisierten Einreichung per Peppol deutlich besser — die Rechnung entsteht valide, mit korrekter Leitweg-ID, und geht ohne Portal-Tipparbeit raus. Genau das leistet die Solytics-E-Rechnungs-API.

Jetzt handeln: Behördenrechnungen sauber aufstellen

Ob Ihre nächste Behördenrechnung durchgeht oder abgewiesen wird, hängt an wenigen, klar prüfbaren Punkten. Die folgenden Wege bringen Sie schnell zur Klarheit:

• Solytics-E-Rechnungs-API & persönliche Beratung — erzeugt valide XRechnung inklusive Leitweg-ID-Feld (BT-10) und reicht per Peppol automatisiert ein; der Digitalbonus Bayern fördert die Einführung mit 50 % (bis zu 7.500 €).
• E-Rechnungs-Pflicht-Check — klärt Ihren Pflicht-Status (Behörden heute, B2B ab 2027) in unter zwei Minuten.
• KI-Readiness-Check — zeigt, wo strukturierte Rechnungsdaten in Ihrem Rechnungs-Workflow den größten Automatisierungs-Hebel heben.

Weiterführende Ressourcen:

• XRechnung-Pflicht 2027 — die B2B-Welle ab 2027; bewusst abzugrenzen von der schon aktiven B2G-Pflicht.
• Peppol B2B in Deutschland 2026 — Peppol als ein B2G-Einreichungsweg unter mehreren.
• XRechnung vs. ZUGFeRD — Format-Differenzierung im B2G-Kontext.
• XRechnung implementieren — Dev-How-to zum Erstellen valider XRechnung.
• E-Rechnung erstellen — Anleitung — allgemeines Erstellen strukturierter Rechnungen.
• E-Rechnung empfangen & verarbeiten — die Buy-Side als Gegenstück zur B2G-Send-Side.