E-Rechnung in der Arztpraxis: Empfangspflicht seit 2025 trotz USt-Freiheit

E-Rechnung in der Arztpraxis: Empfangspflicht seit 2025 — auch wenn Ihre Leistungen steuerfrei sind

"Ich bin Arzt — mich betrifft die E-Rechnungspflicht doch kaum, meine Leistungen sind doch umsatzsteuerfrei." Diese Einschätzung ist weit verbreitet. Und sie ist falsch — zumindest für die Empfangsseite.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland: Alle inländischen Unternehmer im Sinne des § 2 UStG müssen elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Die gesetzliche Grundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Diese Empfangspflicht gilt unabhängig von der Größe der Praxis, dem Umsatz und dem umsatzsteuerlichen Status — also auch für Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Physiotherapiepraxen und andere Heilberufs-Einrichtungen, deren Leistungen nach § 4 Nr. 14 UStG steuerbefreit sind.

Es gibt keine Übergangsfrist für den Empfang. Wenn ein Lieferant, ein Labor oder ein Softwareanbieter Ihnen heute eine XRechnung schickt, müssen Sie sie entgegennehmen und verarbeiten können. Dieser Artikel erklärt, was das konkret bedeutet, wo die wirklichen Ausnahmen liegen — und wann eine Praxis ausnahmsweise auch selbst E-Rechnungen ausstellen muss.

Die zwei Schwellen: Empfangen und Senden sind völlig verschiedene Pflichten

Der häufigste Irrtum in der E-Rechnungsdebatte: Die Empfangspflicht und die Ausstellungspflicht werden in einen Topf geworfen. Für Arztpraxen sind das zwei grundverschiedene Sachverhalte.

Empfangspflicht: Gilt jetzt, keine Ausnahme

Die Empfangspflicht ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft. Alle inländischen B2B-Unternehmer — also auch Arztpraxen als Gewerbetreibende oder Freiberufler — müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Es gibt weder eine Umsatzschwelle noch eine Ausnahme für steuerbefreite Unternehmer. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Empfangspflicht nicht befreit.

Sendepflicht: Stufenweise, für die meisten Praxen kaum relevant

Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, greift erst ab 2027 — und auch dann nur für B2B-Rechnungen. Patientenrechnungen an gesetzlich Versicherte und privat abrechnende Patienten sind B2C-Vorgänge. Dafür entsteht keine E-Rechnungs-Ausstellungspflicht. Die Sendepflicht betrifft Praxen nur dann, wenn sie echte B2B-Ausgangsumsätze haben — zum Beispiel Laborkooperationen, Vermietung von Praxisräumen oder Gutachten für Versicherer. Mehr dazu in Sektion 7.

Die Übergangsfristen für das Senden: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Papier oder PDF verwenden. Bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Erleichterung verlängert für Aussteller, deren Vorjahresumsatz (2026) nicht mehr als 800.000 € betrug. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden.

Weiterführend: XRechnung vs. ZUGFeRD — welches Format passt wann?

Warum Steuerfreiheit nach § 4 Nr. 14 UStG die Empfangspflicht nicht aufhebt

§ 4 Nr. 14 UStG stellt ärztliche Heilbehandlungen, Krankenhausbehandlungen und eng verbundene Heilbehandlungsleistungen von der Umsatzsteuer frei. Das ist korrekt — aber diese Steuerbefreiung betrifft ausschließlich die Ausgangsumsätze der Praxis, also das, was die Praxis selbst in Rechnung stellt.

Die Empfangspflicht hingegen knüpft nicht an die Art der eigenen Leistungen an. Sie knüpft am Unternehmerstatus nach § 2 UStG an. Eine Arztpraxis — ob als Einzelpraxis, Berufsausübungsgemeinschaft (BAG) oder MVZ organisiert — ist ein Unternehmer im Sinne des § 2 UStG, weil sie nachhaltig gegen Entgelt Leistungen erbringt. Das ist für die Empfangspflicht ausschlaggebend.

Die Logik dahinter: Die Praxis kauft laufend Waren und Dienstleistungen von anderen Unternehmen ein — Verbrauchsmaterial, Medizintechnik, Laborrechnungen, Software, Steuerberatung, Miete. Diese Eingangsrechnungen sind B2B-Vorgänge, bei denen die Praxis auf der Empfängerseite steht. Genau für diese Eingangsseite gilt die Empfangspflicht.

Eine hilfreiche Analogie: Auch ein selbstständiger Freiberufler, der keine Umsatzsteuer ausweist, muss E-Rechnungen empfangen können — weil er Unternehmer nach § 2 UStG ist und B2B-Eingangsrechnungen erhält.

Kurzfassung: Die USt-Freiheit nach § 4 Nr. 14 UStG betrifft, was Sie an Ihre Patienten berechnen. Die Empfangspflicht betrifft, was andere Unternehmen Ihnen berechnen. Beides ist voneinander unabhängig.

Was konkret in der Arztpraxis ankommen wird

Welche Eingangsrechnungen werden Arztpraxen in den nächsten Jahren zunehmend als E-Rechnung erhalten? Die Antwort hängt davon ab, wann die jeweiligen Rechnungsaussteller auf E-Rechnungsversand umstellen. Das Gesetz staffelt die Sendepflicht — größere Lieferanten müssen früher umstellen. Praxen sollten sich auf folgende Kategorien vorbereiten:

Medizintechnik und Medizinprodukte

Hersteller und Großhändler für Medizintechnik, Praxisausstattung und Medizinprodukte — EKG-Geräte, Ultraschall, Sterilisatoren, Praxismöbel — sind überwiegend größere B2B-Lieferanten. Diese werden ab 2027 E-Rechnungen versenden müssen. Praxen, die regelmäßig Equipment kaufen oder leasen, werden hier als erste betroffen sein.

Labordienstleistungen

Externe Labordienstleister rechnen Laboruntersuchungen als B2B-Leistung gegenüber der Praxis ab. Laboreingangsrechnungen sind ein typischer Anwendungsfall der E-Rechnungspflicht im Praxisalltag.

Verbrauchsmaterial und Praxisbedarf

Medizinischer Verbrauchsmaterial-Handel (Handschuhe, Spritzen, Verbandsmaterial, Desinfektionsmittel), Pharmalieferanten für den Praxisbedarf und Büromaterialhändler werden sukzessive auf E-Rechnungen umstellen.

Praxissoftware und IT-Dienstleistungen

Anbieter von Praxisverwaltungssystemen (PVS), Abrechnungssoftware und IT-Dienstleister rechnen ihre Leistungen bereits heute überwiegend digital ab. Software-Lizenzen und IT-Support-Rechnungen werden zu den ersten E-Rechnungen gehören, die in Praxen eintreffen.

Miete und Betriebskosten

Vermieter von Praxisräumen, Energie- und Wasserversorger sowie Telekommunikationsanbieter — sofern die Praxis gewerblicher Mieter oder Auftragnehmer ist — stellen B2B-Rechnungen aus. Auch hier wird der E-Rechnungsversand schrittweise zur Norm.

Steuerberatung und Rechtsberatung

Steuerberater, die Praxen betreuen, und Anwaltskanzleien stellen Honorarrechnungen als B2B-Leistungen aus. Auch diese Rechnungen unterliegen der E-Rechnungspflicht. Die DATEV-Schnittstelle ist hier oft das verbindende Element zwischen Steuerberater und Praxis.

Entlastung: Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 €

Eine wichtige Ausnahme: Rechnungen bis 250 Euro brutto fallen unter § 33 UStDV (Kleinbetragsrechnung). Für diese gilt die E-Rechnungspflicht nicht — sie dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden. Kleine Lieferungen aus dem Praxisbedarf, Porto oder gelegentliche Reparaturen unter 250 € bleiben also im bisherigen Format.

"E-Rechnungen empfangen können" — was das technisch bedeutet

Das Gesetz verlangt, dass Praxen E-Rechnungen "empfangen und verarbeiten können". Was steckt dahinter?

Die zwei Hauptformate: XRechnung und ZUGFeRD

E-Rechnungen nach § 14 UStG müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formate:

• XRechnung: Eine reine XML-Datei. Sie enthält alle Rechnungsdaten strukturiert maschinenlesbar — aber kein visuelles Layout. Sie können eine XRechnung nicht einfach im Browser öffnen und lesen wie ein PDF.
• ZUGFeRD: Ein PDF mit eingebettetem XML. Sie sehen ein lesbares PDF — aber im Hintergrund steckt das strukturierte XML. Das ZUGFeRD-Format verbindet menschenlesbare und maschinenlesbare Information in einer Datei.

Beide Formate erfüllen die gesetzliche Anforderung. In der Praxis werden viele Lieferanten auf ZUGFeRD setzen, weil es die Umstellung für Empfänger erleichtert. Größere B2B-Sender — insbesondere im öffentlichen Bereich und bei Großunternehmen — setzen auf XRechnung.

Das XML ist das Original — nicht der Ausdruck

Das ist der wichtigste Grundsatz, den Praxen verstehen müssen: Das strukturierte XML ist das Originaldokument. Das PDF — falls vorhanden — ist nur das Sichtformat. Wer eine XRechnung ausdruckt oder das ZUGFeRD-PDF druckt und das XML löscht, hat das Original vernichtet. Das ist aus GoBD-Sicht ein Problem.

Was Sie konkret brauchen

Um E-Rechnungen empfangen zu können, brauchen Sie:

1. Einen Empfangskanal (in der Regel: E-Mail-Postfach, das XML-Anhänge nicht filtert)
2. Eine Möglichkeit, XRechnung-XML einzusehen (XRechnung-Viewer oder Praxissoftware mit integriertem Viewer)
3. Eine GoBD-konforme Archivierungslösung für das Original-XML
4. Einen definierten Workflow: Prüfung, Buchung, Archivierung

Mehr über die technische Seite des Empfangs erklärt der Artikel XRechnung vs. ZUGFeRD — er zeigt auch, wie ein XRechnung-Validator die Korrektheit eingehender Rechnungen prüft.

GoBD-Archivierung: Das XML 10 Jahre revisionssicher aufbewahren

Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege. Nach § 147 AO und den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form) sind sie unveränderlich aufzubewahren — für Rechnungen grundsätzlich 10 Jahre. Für E-Rechnungen bedeutet das: Das Original-XML muss archiviert werden, nicht nur das PDF-Sichtformat.

Warum der E-Mail-Posteingang nicht ausreicht

Viele Praxen speichern Eingangsrechnungen heute im E-Mail-Postfach oder in einem Netzlaufwerk-Ordner. Das ist für GoBD-Zwecke nicht ausreichend, weil:

• E-Mails löschbar und veränderbar sind — das verletzt die Unveränderlichkeitspflicht.
• Ein Netzlaufwerk-Ordner keine revisionssichere Versionierung bietet.
• Weder E-Mail noch Ordner eine automatische Suchfunktion für das Finanzamt bereitstellen.

GoBD-konforme Archivierung bedeutet: unveränderliche Speicherung, mit Zeitstempel, nachvollziehbarem Audit-Trail und der Möglichkeit, Dokumente gezielt vorweisen zu können.

Ein praktikabler 4-Stufen-Workflow für Arztpraxen

1. Empfang: E-Rechnung kommt per E-Mail. XML-Datei oder ZUGFeRD-PDF wird in der Buchhaltungssoftware oder im Dokumentenmanagement-System importiert.
2. Prüfung: Rechnung wird auf inhaltliche Richtigkeit geprüft (stimmt der Betrag, die Leistung, der Absender?). Idealerweise mit Freigabeworkflow — Praxisinhaber oder Praxismanager gibt frei.
3. Buchung: Importierte Rechnungsdaten werden in die Buchhaltung übertragen. Bei guter Software-Integration passiert das teilautomatisiert.
4. Archivierung: Original-XML wird unveränderlich gespeichert. Buchhaltungssoftware oder DMS stellt sicher, dass das Dokument 10 Jahre abrufbar bleibt.

KI-gestützte Dokumentenverarbeitung als Brücke

Für Praxen mit hohem Eingangsrechnungsvolumen — etwa MVZs, größere BAGs oder Praxen mit vielen Laborlieferanten — kann eine KI-gestützte Dokumentenverarbeitung den Workflow erheblich entlasten. KI-Agenten können eingehende E-Rechnungen automatisch erkennen, auslesen, einer Kostenart zuordnen und die Archivierung anstoßen — ohne dass jede Rechnung manuell verarbeitet werden muss. Mehr dazu: KI-Agenten für Dokumentenverarbeitung im Praxisalltag.

Wann eine Arztpraxis selbst E-Rechnungen ausstellen muss

Für die meisten niedergelassenen Ärzte gilt: Sie stellen Rechnungen an Patienten (B2C) oder rechnen über Kassenärztliche Vereinigungen (KV) ab. Beides sind keine B2B-Rechnungen im Sinne der E-Rechnungspflicht. Eine Sendepflicht entsteht daher für die typische Einzelpraxis kaum.

Es gibt jedoch Konstellationen, in denen eine Praxis echte B2B-Ausgangsumsätze hat und damit ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen ausstellen muss. Ob und wann das auf Ihre Praxis zutrifft, sollten Sie mit Ihrem Steuerberater klären — an dieser Stelle folgt eine sachliche Übersicht ohne steuerliche Einzelfallaussagen.

Berufsausübungsgemeinschaft (BAG): interne Leistungsverrechnung

In einer BAG erbringen Ärzte Leistungen gemeinsam. Wenn im Rahmen einer BAG Leistungen zwischen den Partnern oder mit einer BAG-GbR abgerechnet werden — etwa bei Nutzungsüberlassungen oder Dienstleistungsverträgen — können echte B2B-Rechnungen entstehen. Ob eine solche interne Verrechnung in Ihrer BAG E-Rechnungspflichtig ist, hängt von der konkreten Vertragsgestaltung ab. Ihr Steuerberater kann das einordnen.

Labor- und Kooperationsverträge

Wenn eine Praxis Laborleistungen an andere Praxen oder Einrichtungen erbringt und dafür Rechnungen ausstellt, handelt es sich um B2B-Rechnungen. Das betrifft insbesondere spezialisierte Laborgemeinschaften und Pathologie-Einrichtungen.

Medizinische Versorgungszentren (MVZ)

MVZs sind juristische Personen (oft GmbH) mit B2B-Ausgangsumsätzen gegenüber Trägern, Kooperationspartnern oder Krankenkassen-Verbünden. Für MVZs gilt die E-Rechnungspflicht auf der Sendeseite stärker als für Einzelpraxen. Die Details hängen von der Abrechnungsstruktur ab.

Vermietung von Praxisräumen

Wer Praxisräume an andere Heilberufsler oder Unternehmen vermietet, erbringt eine B2B-Leistung. Mieteinnahmen aus Praxisraumvermietung können eine Sendepflicht auslösen — abhängig davon, ob USt-Pflicht besteht und ab wann die Übergangsfristen ablaufen.

Gutachtertätigkeit für Versicherungen und Behörden

Ärztliche Gutachter, die Gutachten für Versicherungsgesellschaften, Versorgungswerke oder Behörden ausstellen, erbringen B2B-Leistungen. Diese Gutachtenrechnungen sind Ausgangsrechnungen an Unternehmen und könnten ab 2027 als E-Rechnungen ausgestellt werden müssen.

Die Übergangsfristen im Überblick

Falls Ihre Praxis echte B2B-Ausgangsumsätze hat, gelten diese Fristen für das Senden:

• Bis zum 31. Dezember 2026: Papier oder PDF mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.
• Bis zum 31. Dezember 2027: Verlängerte Übergangsfrist für Aussteller, deren Vorjahresumsatz 2026 nicht mehr als 800.000 € betrug.
• Ab dem 1. Januar 2028: E-Rechnungspflicht für alle B2B-Ausgangsrechnungen.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sendepflicht entfällt

Praxen, die als Kleinunternehmer nach § 19 UStG eingestuft sind, sind nach § 34a UStDV von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht befreit. Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (Papier, PDF) ausstellen. Die Empfangspflicht besteht jedoch auch für Kleinunternehmer unverändert. Ob Ihre Praxis die Kleinunternehmergrenze einhält und was das für Ihre Rechnungsstellung bedeutet, klärt Ihr Steuerberater. Mehr zum Thema: E-Rechnung für Kleinunternehmer.

IGeL und Privatabrechnung: Was gegenüber Patienten gilt

Eine der häufigsten Fragen aus Arztpraxen: Müssen Privatrechnungen und IGeL-Rechnungen als E-Rechnungen ausgestellt werden?

Die klare Antwort: Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Rechnungen — also Rechnungen zwischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpatienten und IGeL-Rechnungen sind B2C-Geschäfte (Business-to-Consumer). Patienten sind Verbraucher, keine Unternehmer. Eine E-Rechnungspflicht gegenüber Patienten besteht nicht.

Das gilt für:

• GOÄ-Rechnungen (ärztliche Vergütung nach Gebührenordnung für Ärzte) an Privatpatienten
• IGeL-Rechnungen (Individuelle Gesundheitsleistungen) an Selbstzahler
• GOZ-Rechnungen (zahnärztliche Gebührenordnung) an Privatpatienten
• Sonstige Patientenrechnungen an natürliche Personen

Wichtig: Es geht hier um die Frage, ob eine Pflicht zur E-Rechnung besteht. Ob die Heilbehandlungsleistung selbst umsatzsteuerpflichtig oder -frei ist, ist eine davon unabhängige steuerliche Frage — für umsatzsteuerliche Einzelfallbeurteilungen verweisen wir auf Ihren Steuerberater.

Auch Kassenleistungen, die über die Kassenärztliche Vereinigung (KV) abgerechnet werden, unterliegen keiner E-Rechnungspflicht gegenüber der KV in diesem Sinne — der KV-Abrechnungsverkehr folgt eigenen vertragsrechtlichen Regeln, nicht dem § 14 UStG.

Checkliste: E-Rechnungs-Fähigkeit für Arztpraxen in 5 Schritten

Nutzen Sie diese Checkliste, um den aktuellen Stand Ihrer Praxis einzuschätzen:

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Die Empfangspflicht ist seit dem 1. Januar 2025 in Kraft. Für die meisten Arztpraxen bedeutet das konkret: Sie müssen E-Rechnungen entgegennehmen, GoBD-konform archivieren und verarbeiten können — unabhängig davon, ob Ihre eigenen Heilbehandlungsleistungen umsatzsteuerfrei sind.

Auf der Ausstellungsseite ist der Handlungsbedarf für die typische Einzelpraxis gering: Patientenrechnungen sind B2C-Vorgänge, für die keine E-Rechnungspflicht besteht. Sendepflicht entsteht nur bei echten B2B-Ausgangsumsätzen — und erst mit den Übergangsfristen ab 2027.

solytics unterstützt Arztpraxen, Zahnarztpraxen und andere Heilberufseinrichtungen bei der vollständigen E-Rechnungs-Einführung: Bestandsaufnahme der eingesetzten Praxis- und Buchhaltungssoftware, Einrichtung des E-Rechnungsempfangs, GoBD-konforme Archivierungslösung und Vorbereitung des Workflows. Die Einführung kann über den Digitalbonus Bayern gefördert werden — 50 % Zuschuss, bis zu 7.500 €.

Weiterführende Ressourcen:

• E-Rechnung für Kleinunternehmer — was gilt, wenn Ihre Praxis unter der Umsatzgrenze liegt
• XRechnung vs. ZUGFeRD — welches Format Sie von Lieferanten erhalten werden
• E-Rechnung mit DATEV — wie die Steuerberater-Schnittstelle funktioniert
• E-Rechnung für Freiberufler — Parallelen zur Arztpraxis als Freiberufler
• KI-Agenten für Dokumentenverarbeitung — Automatisierung des Eingangsrechnungs-Workflows

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