E-Rechnung für Freiberufler: Was Ärzte, Anwälte und Berater 2027 wissen müssen

E-Rechnung für Freiberufler: Warum Ärzte, Anwälte und Berater jetzt handeln müssen

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur Handwerker und Industrieunternehmen. Auch Freiberufler — Ärzte, Zahnärzte, Anwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, IT-Berater — müssen ab 2027 ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Seit dem 1. Januar 2025 gilt bereits die Empfangspflicht.

Viele Freiberufler rechnen noch mit Word-Vorlagen, PDF-Generatoren oder einfacher Praxissoftware ab, die keine strukturierten E-Rechnungen erzeugen kann. Dieser Artikel erklärt, welche Pflichten konkret gelten, welche Sonderfälle es für verschiedene Berufsgruppen gibt und wie Sie sich Schritt für Schritt vorbereiten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:

• XRechnung: Reines XML-Format — nur maschinenlesbar, kein sichtbares Dokument.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0): PDF mit eingebetteten XML-Daten — menschenlesbar und maschinenverarbeitbar zugleich.

Für Freiberufler ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl: Die Rechnung sieht weiterhin wie ein gewohntes Dokument aus, enthält aber alle strukturierten Daten, die Empfänger und Finanzamt brauchen.

Der Zeitplan: Welche Fristen gelten für Freiberufler?

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits. Wenn ein Lieferant, Subunternehmer oder Kooperationspartner Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie diese verarbeiten können — auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen versenden.

Betrifft mich das überhaupt? Häufige Irrtümer

„Ich bin doch freiberuflich, nicht gewerblich — das gilt für mich nicht."

Falsch. Die E-Rechnungspflicht knüpft nicht an die Rechtsform oder den Gewerbestatus an, sondern an die Umsatzsteuerpflicht. Wer B2B-Umsätze tätigt und umsatzsteuerpflichtig ist, muss E-Rechnungen erstellen. Ob Einzelpraxis, Partnerschaftsgesellschaft oder GmbH — die Pflicht gilt.

„Ich stelle nur Rechnungen an Privatpersonen."

Dann sind Sie tatsächlich ausgenommen — die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Umsätze. Aber Vorsicht: Viele Freiberufler haben gemischte Kunden. Ein Anwalt, der Unternehmen berät, ein Arzt, der Gutachten für Versicherungen erstellt, ein Architekt, der für Bauträger plant — all das sind B2B-Umsätze.

„Mein Umsatz liegt unter 800.000 € — ich habe noch bis 2028 Zeit."

Die Versandpflicht ja. Aber die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025. Und viele Geschäftspartner werden ab 2027 E-Rechnungen von Ihnen erwarten. Wer erst Ende 2027 reagiert, verliert wertvolle Vorbereitungszeit.

Sonderfälle nach Berufsgruppe

Ärzte und Zahnärzte

Die meisten ärztlichen Leistungen an Privatpatienten und Kassenpatienten sind umsatzsteuerbefreit (§ 4 Nr. 14 UStG). Für diese Leistungen besteht keine E-Rechnungspflicht. Aber: Gutachten für Versicherungen, arbeitsmedizinische Untersuchungen für Unternehmen, Laborleistungen an andere Praxen — das sind steuerpflichtige B2B-Umsätze. Dafür brauchen Sie E-Rechnungen.

Prüfen Sie Ihren Leistungsmix: Wenn auch nur ein Teil Ihrer Rechnungen an Unternehmen geht und umsatzsteuerpflichtig ist, müssen Sie E-Rechnungen erstellen können.

Rechtsanwälte und Notare

Anwaltliche Leistungen sind umsatzsteuerpflichtig. Jede Rechnung an ein Unternehmen — Beratung, Vertretung, Gutachten — muss ab 2027 als E-Rechnung erstellt werden. Viele Kanzleisoftware-Anbieter (RA-MICRO, DATEV Anwalt, Soldan) arbeiten bereits an E-Rechnungsmodulen. Fragen Sie jetzt nach dem Stand.

Besonderheit: Notargebühren unterliegen der Gebührenordnung (GNotKG). Die E-Rechnung muss die Gebührenposten korrekt abbilden. Testen Sie das Format mit Ihrem Softwareanbieter.

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Steuerberater stellen fast ausschließlich B2B-Rechnungen — die E-Rechnungspflicht trifft diese Berufsgruppe voll. Gleichzeitig beraten Steuerberater ihre Mandanten zur E-Rechnung. Wer selbst noch keine E-Rechnungen erstellt, verliert an Glaubwürdigkeit.

DATEV bietet bereits ZUGFeRD-Unterstützung in vielen Produkten. Prüfen Sie, ob Ihre DATEV-Konfiguration E-Rechnungen erzeugen kann — nicht nur empfangen.

Architekten und Ingenieure

Architekten und Ingenieure rechnen häufig nach HOAI-Leistungsphasen ab. Die E-Rechnung muss die Teilleistungen und Abschlagszahlungen korrekt abbilden. Ähnlich wie im Handwerk sind Abschlagsrechnungen der Normalfall — jede einzelne muss als E-Rechnung erstellt werden.

Wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, kennen Sie XRechnung bereits: Bund und viele Länder fordern seit 2020 E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen. Die B2B-Pflicht erweitert das nun auf alle Geschäftspartner.

IT-Berater, Unternehmensberater, Coaches

Beratungsleistungen an Unternehmen sind umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze. Viele Berater nutzen einfache Tools wie Word, Excel oder Rechnungsgeneratoren. Diese erzeugen keine strukturierten E-Rechnungen. Prüfen Sie jetzt, ob Ihr Tool ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt — oder wechseln Sie rechtzeitig.

Kleinunternehmer-Regelung: Sonderfall § 19 UStG

Freiberufler, die die Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG nutzen (Umsatz unter 22.000 € im Vorjahr), weisen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus. Die E-Rechnungspflicht gilt trotzdem: Auch Kleinunternehmer müssen ab 2027 bzw. 2028 E-Rechnungen für B2B-Umsätze versenden. Die Kleinunternehmer-Regelung befreit von der Umsatzsteuer, nicht von der E-Rechnungspflicht.

Schritt-für-Schritt: So bereiten Sie sich als Freiberufler vor

Schritt 1: B2B-Anteil ermitteln

Analysieren Sie Ihre Rechnungen der letzten 12 Monate. Wie viele gehen an Unternehmen? Wie viele an Privatpersonen? Nur B2B-Rechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht. Dieser Anteil bestimmt Ihren Handlungsbedarf.

Schritt 2: Software prüfen

Fragen Sie Ihren Softwareanbieter: Unterstützt Ihre Praxis-, Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD? Falls nicht — wann ist das geplant? Falls nie — welche Alternativen gibt es?

Gängige Lösungen mit E-Rechnungs-Support:

• DATEV: ZUGFeRD in vielen Modulen, XRechnung über Unternehmen online
• Lexware/Lexoffice: ZUGFeRD-Export verfügbar
• sevDesk: ZUGFeRD und XRechnung
• FastBill: ZUGFeRD-Export
• SumUp Invoices: ZUGFeRD in Vorbereitung

Schritt 3: E-Mail-Empfang einrichten

Richten Sie ein separates Postfach für eingehende E-Rechnungen ein (z. B. rechnung@ihre-kanzlei.de). Stellen Sie sicher, dass XML-Anhänge nicht im Spamfilter landen. Testen Sie den Empfang aktiv.

Schritt 4: Steuerberater koordinieren

Wenn Sie einen Steuerberater haben, klären Sie die Schnittstelle: In welchem Format sollen Belege übermittelt werden? Funktioniert der DATEV-Import mit E-Rechnungen? Gibt es eine digitale Belegübergabe?

Schritt 5: Testlauf

Erstellen Sie eine Testrechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Validieren Sie das Ergebnis mit dem KoSIT-Validierungstool. Senden Sie die Testrechnung an einen Geschäftspartner und bitten Sie um Rückmeldung.

Archivierung: Was Freiberufler oft vergessen

E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden — unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar. Ein Ordner mit PDFs auf dem Desktop oder im E-Mail-Postfach reicht nicht. Sie brauchen entweder:

• Eine Buchhaltungssoftware mit revisionssicherer Archivierung
• Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Einen Cloud-Dienst mit GoBD-Zertifizierung

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Planen Sie die Archivierung von Anfang an mit — nachträgliches Migrieren ist aufwendig und fehleranfällig.

Häufige Fehler, die Freiberufler vermeiden sollten

• Abwarten bis 2027: Softwareumstellungen und Prozessanpassungen brauchen Vorlauf. Wer im Dezember 2026 beginnt, hat ein Problem.
• PDF für E-Rechnung halten: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Auch nicht, wenn sie professionell aussieht.
• Nur Versand berücksichtigen: Die Empfangspflicht gilt bereits. Sie müssen eingehende E-Rechnungen verarbeiten können.
• B2B-Anteil unterschätzen: Auch wenn die meisten Kunden Privatpersonen sind — schon wenige Unternehmensrechnungen lösen die Pflicht aus.
• Archivierung ignorieren: E-Rechnungen im E-Mail-Postfach sind nicht GoBD-konform archiviert.

Was Solytics für Freiberufler tut

Die Umstellung auf E-Rechnung muss kein Großprojekt sein — aber sie braucht einen klaren Plan. Solytics unterstützt Freiberufler mit praxisnahen Beratungspaketen:

• Compliance-Check (1.500 €): Wir analysieren Ihren aktuellen Rechnungsprozess, ermitteln Ihren B2B-Anteil und prüfen, ob Ihre Software E-Rechnungen unterstützt. Sie erhalten einen konkreten Maßnahmenplan.
• Implementierung (5.000 €): Wir richten Ihre E-Rechnungslösung ein — inklusive ZUGFeRD/XRechnung-Erzeugung, Archivierung und Steuerberater-Schnittstelle.
• Digitalbonus Bayern: Bayerische Unternehmen können bis zu 50 % der Kosten über den Digitalbonus Bayern fördern lassen (max. 7.500 €).

Ob Einzelpraxis, Kanzlei mit fünf Partnern oder IT-Beratung mit zehn Mitarbeitern — wir passen die Lösung an Ihre Betriebsgröße und Ihre vorhandene IT an.

Fazit: Freiberufler sind nicht ausgenommen — aber gut vorbereitet schnell umgestellt

Die E-Rechnungspflicht trifft Freiberufler genauso wie Handwerker und Industrieunternehmen. Der Unterschied: Viele Freiberufler haben wenige B2B-Rechnungen pro Monat. Die Umstellung ist dadurch überschaubar — wenn sie rechtzeitig geplant wird.

Wer seinen B2B-Anteil kennt, die Software geprüft hat und einen Testlauf gemacht hat, ist in wenigen Wochen bereit. Der erste Schritt kostet nichts. Machen Sie ihn jetzt.