E-Rechnung für Freiberufler: Was Ärzte, Anwälte und Berater 2027 wissen müssen

E-Rechnung für Freiberufler: Warum Ärzte, Anwälte und Berater jetzt handeln müssen

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur Handwerker und Industrieunternehmen. Auch Freiberufler — Ärzte, Zahnärzte, Anwälte, Steuerberater, Architekten, Ingenieure, IT-Berater — müssen ab 2027 ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Seit dem 1. Januar 2025 gilt bereits die Empfangspflicht.

Viele Freiberufler rechnen noch mit Word-Vorlagen, PDF-Generatoren oder einfacher Praxissoftware ab, die keine strukturierten E-Rechnungen erzeugen kann. Dieser Artikel erklärt, welche Pflichten konkret gelten, welche Sonderfälle es für verschiedene Berufsgruppen gibt und wie Sie sich Schritt für Schritt vorbereiten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:

• XRechnung: Reines XML-Format — nur maschinenlesbar, kein sichtbares Dokument.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0): PDF mit eingebetteten XML-Daten — menschenlesbar und maschinenverarbeitbar zugleich.

Für Freiberufler ist ZUGFeRD meist die bessere Wahl: Die Rechnung sieht weiterhin wie ein gewohntes Dokument aus, enthält aber alle strukturierten Daten, die Empfänger und Finanzamt brauchen.

Der Zeitplan: Welche Fristen gelten für Freiberufler?

Wichtig: Die Empfangspflicht gilt bereits. Wenn ein Lieferant, Subunternehmer oder Kooperationspartner Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie diese verarbeiten können — auch wenn Sie selbst noch keine E-Rechnungen versenden.

Betrifft mich das überhaupt? Häufige Irrtümer

„Ich bin doch freiberuflich, nicht gewerblich — das gilt für mich nicht."

Falsch. Die E-Rechnungspflicht knüpft nicht an die Rechtsform oder den Gewerbestatus an, sondern an die Umsatzsteuerpflicht. Wer B2B-Umsätze tätigt und umsatzsteuerpflichtig ist, muss E-Rechnungen erstellen. Ob Einzelpraxis, Partnerschaftsgesellschaft oder GmbH — die Pflicht gilt.

„Ich stelle nur Rechnungen an Privatpersonen."

Dann sind Sie tatsächlich ausgenommen — die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B-Umsätze. Aber Vorsicht: Viele Freiberufler haben gemischte Kunden. Ein Anwalt, der Unternehmen berät, ein Arzt, der Gutachten für Versicherungen erstellt, ein Architekt, der für Bauträger plant — all das sind B2B-Umsätze.

„Mein Umsatz liegt unter 800.000 € — ich habe noch bis 2028 Zeit."

Die Versandpflicht ja. Aber die Empfangspflicht gilt bereits seit 2025. Und viele Geschäftspartner werden ab 2027 E-Rechnungen von Ihnen erwarten. Wer erst Ende 2027 reagiert, verliert wertvolle Vorbereitungszeit.

Sonderfälle nach Berufsgruppe

Ärzte und Zahnärzte

Die meisten ärztlichen Leistungen an Privatpatienten und Kassenpatienten sind umsatzsteuerbefreit (§ 4 Nr. 14 UStG). Für diese Leistungen besteht keine E-Rechnungspflicht. Aber: Gutachten für Versicherungen, arbeitsmedizinische Untersuchungen für Unternehmen, Laborleistungen an andere Praxen — das sind steuerpflichtige B2B-Umsätze. Dafür brauchen Sie E-Rechnungen.

Prüfen Sie Ihren Leistungsmix: Wenn auch nur ein Teil Ihrer Rechnungen an Unternehmen geht und umsatzsteuerpflichtig ist, müssen Sie E-Rechnungen erstellen können.

Rechtsanwälte und Notare

Anwaltliche Leistungen sind umsatzsteuerpflichtig. Jede Rechnung an ein Unternehmen — Beratung, Vertretung, Gutachten — muss ab 2027 als E-Rechnung erstellt werden. Viele Kanzleisoftware-Anbieter (RA-MICRO, DATEV Anwalt, Soldan) arbeiten bereits an E-Rechnungsmodulen. Fragen Sie jetzt nach dem Stand.

Besonderheit: Notargebühren unterliegen der Gebührenordnung (GNotKG). Die E-Rechnung muss die Gebührenposten korrekt abbilden. Testen Sie das Format mit Ihrem Softwareanbieter.

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Steuerberater stellen fast ausschließlich B2B-Rechnungen — die E-Rechnungspflicht trifft diese Berufsgruppe voll. Gleichzeitig beraten Steuerberater ihre Mandanten zur E-Rechnung. Wer selbst noch keine E-Rechnungen erstellt, verliert an Glaubwürdigkeit.

DATEV bietet bereits ZUGFeRD-Unterstützung in vielen Produkten. Prüfen Sie, ob Ihre DATEV-Konfiguration E-Rechnungen erzeugen kann — nicht nur empfangen.

Architekten und Ingenieure

Architekten und Ingenieure rechnen häufig nach HOAI-Leistungsphasen ab. Die E-Rechnung muss die Teilleistungen und Abschlagszahlungen korrekt abbilden. Ähnlich wie im Handwerk sind Abschlagsrechnungen der Normalfall — jede einzelne muss als E-Rechnung erstellt werden.

Wenn Sie mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, kennen Sie XRechnung bereits: Bund und viele Länder fordern seit 2020 E-Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen. Die B2B-Pflicht erweitert das nun auf alle Geschäftspartner.

IT-Berater, Unternehmensberater, Coaches

Beratungsleistungen an Unternehmen sind umsatzsteuerpflichtige B2B-Umsätze. Viele Berater nutzen einfache Tools wie Word, Excel oder Rechnungsgeneratoren. Diese erzeugen keine strukturierten E-Rechnungen. Prüfen Sie jetzt, ob Ihr Tool ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt — oder wechseln Sie rechtzeitig.

Kleinunternehmer-Regelung: Sonderfall § 19 UStG

Freiberufler, die die Kleinunternehmer-Regelung nach § 19 UStG nutzen (Umsatz unter 22.000 € im Vorjahr), weisen keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen aus. Die E-Rechnungspflicht gilt trotzdem: Auch Kleinunternehmer müssen ab 2027 bzw. 2028 E-Rechnungen für B2B-Umsätze versenden. Die Kleinunternehmer-Regelung befreit von der Umsatzsteuer, nicht von der E-Rechnungspflicht.

Schritt-für-Schritt: So bereiten Sie sich als Freiberufler vor

Schritt 1: B2B-Anteil ermitteln

Analysieren Sie Ihre Rechnungen der letzten 12 Monate. Wie viele gehen an Unternehmen? Wie viele an Privatpersonen? Nur B2B-Rechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht. Dieser Anteil bestimmt Ihren Handlungsbedarf.

Schritt 2: Software prüfen

Fragen Sie Ihren Softwareanbieter: Unterstützt Ihre Praxis-, Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD? Falls nicht — wann ist das geplant? Falls nie — welche Alternativen gibt es?

Gängige Lösungen mit E-Rechnungs-Support:

• DATEV: ZUGFeRD in vielen Modulen, XRechnung über Unternehmen online
• Lexware/Lexoffice: ZUGFeRD-Export verfügbar
• sevDesk: ZUGFeRD und XRechnung
• FastBill: ZUGFeRD-Export
• SumUp Invoices: ZUGFeRD in Vorbereitung

Schritt 3: E-Mail-Empfang einrichten

Richten Sie ein separates Postfach für eingehende E-Rechnungen ein (z. B. rechnung@ihre-kanzlei.de). Stellen Sie sicher, dass XML-Anhänge nicht im Spamfilter landen. Testen Sie den Empfang aktiv.

Schritt 4: Steuerberater koordinieren

Wenn Sie einen Steuerberater haben, klären Sie die Schnittstelle: In welchem Format sollen Belege übermittelt werden? Funktioniert der DATEV-Import mit E-Rechnungen? Gibt es eine digitale Belegübergabe?

Schritt 5: Testlauf

Erstellen Sie eine Testrechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Validieren Sie das Ergebnis mit dem KoSIT-Validierungstool. Senden Sie die Testrechnung an einen Geschäftspartner und bitten Sie um Rückmeldung.

Archivierung: Was Freiberufler oft vergessen

E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden — unveränderbar, vollständig und maschinell auswertbar. Ein Ordner mit PDFs auf dem Desktop oder im E-Mail-Postfach reicht nicht. Sie brauchen entweder:

• Eine Buchhaltungssoftware mit revisionssicherer Archivierung
• Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Einen Cloud-Dienst mit GoBD-Zertifizierung

Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Planen Sie die Archivierung von Anfang an mit — nachträgliches Migrieren ist aufwendig und fehleranfällig.

Häufige Fehler, die Freiberufler vermeiden sollten

• Abwarten bis 2027: Softwareumstellungen und Prozessanpassungen brauchen Vorlauf. Wer im Dezember 2026 beginnt, hat ein Problem.
• PDF für E-Rechnung halten: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Auch nicht, wenn sie professionell aussieht.
• Nur Versand berücksichtigen: Die Empfangspflicht gilt bereits. Sie müssen eingehende E-Rechnungen verarbeiten können.
• B2B-Anteil unterschätzen: Auch wenn die meisten Kunden Privatpersonen sind — schon wenige Unternehmensrechnungen lösen die Pflicht aus.
• Archivierung ignorieren: E-Rechnungen im E-Mail-Postfach sind nicht GoBD-konform archiviert.

Was Solytics für Freiberufler tut

Die Umstellung auf E-Rechnung muss kein Großprojekt sein — aber sie braucht einen klaren Plan. Solytics unterstützt Freiberufler mit praxisnahen Beratungspaketen:

• Compliance-Check (1.500 €): Wir analysieren Ihren aktuellen Rechnungsprozess, ermitteln Ihren B2B-Anteil und prüfen, ob Ihre Software E-Rechnungen unterstützt. Sie erhalten einen konkreten Maßnahmenplan.
• Implementierung (5.000 €): Wir richten Ihre E-Rechnungslösung ein — inklusive ZUGFeRD/XRechnung-Erzeugung, Archivierung und Steuerberater-Schnittstelle.
• Förderung: Freie Berufe sind vom Digitalbonus Bayern ausdrücklich ausgeschlossen und nicht antragsberechtigt. Wer als Freiberuflerin oder Freiberufler einen Antrag stellt, erhält keine Bewilligung. Einen über die Förderrichtlinie belegten Ersatzweg gibt es für diese Gruppe nicht.

Ob Einzelpraxis, Kanzlei mit fünf Partnern oder IT-Beratung mit zehn Mitarbeitern — wir passen die Lösung an Ihre Betriebsgröße und Ihre vorhandene IT an.

Fazit: Freiberufler sind nicht ausgenommen — aber gut vorbereitet schnell umgestellt

Die E-Rechnungspflicht trifft Freiberufler genauso wie Handwerker und Industrieunternehmen. Der Unterschied: Viele Freiberufler haben wenige B2B-Rechnungen pro Monat. Die Umstellung ist dadurch überschaubar — wenn sie rechtzeitig geplant wird.

Wer seinen B2B-Anteil kennt, die Software geprüft hat und einen Testlauf gemacht hat, ist in wenigen Wochen bereit. Der erste Schritt kostet nichts. Machen Sie ihn jetzt.