E-Rechnung für Hausverwaltungen und WEG-Verwalter 2026

E-Rechnung für Hausverwaltungen: Die übersehene Doppelrolle

Hausverwaltungen sind in der E-Rechnungsdebatte bislang kaum ein Thema — obwohl sie zu den Branchen gehören, die am stärksten betroffen sind. Rund 100.000 Unternehmen verwalten in Deutschland Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG), Mietwohnungen, Sondereigentum und Gewerbeimmobilien. Sie empfangen tausende Eingangsrechnungen pro Jahr — von Handwerkern, Versorgern, Hausmeisterdiensten, Versicherungen — und stellen gleichzeitig Ausgangsrechnungen für ihre Verwalter-Honorare.

Diese Doppelrolle macht Hausverwaltungen zu einem Sonderfall. Auf der Empfangsseite gilt seit 1. Januar 2025 die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Auf der Ausgangsseite greift ab 2027 die XRechnung-Pflicht für Verwalter-Honorare an WEGs und Eigentümer. Hinzu kommen Sonderkonstellationen, die in kaum einer anderen Branche so dicht geballt auftreten: §13b-Reverse-Charge-Rechnungen von Bauunternehmern, Hausgeld-Abrechnungen ohne Leistungsaustausch, und viele kleine Verwalter als Kleinunternehmer nach §19 UStG.

Dieser Artikel erklärt alle Pflichten nach Verwalter-Typ, zeigt wie die WEG als Rechnungsempfängerin im XML korrekt adressiert wird, vergleicht die wichtigsten Verwaltungssoftware-Lösungen und klärt die häufigsten Sonderfälle.

Vier Verwalter-Typen — unterschiedliche Pflichten, unterschiedliche Risiken

Die Hausverwaltungsbranche ist keine homogene Gruppe. Je nach Auftraggeber und Objektart ergeben sich völlig unterschiedliche XRechnung-Konstellationen.

WEG-Verwalter

WEG-Verwalter sind der häufigste Fall. Sie werden nach §26 WEG von der Eigentümergemeinschaft bestellt und fakturieren ihr Honorar an die WEG. Die WEG ist als Rechnungsempfängerin eine rechtliche Besonderheit — teilrechtsfähig, aber steuerrechtlich oft kein klassisches Unternehmen (Details in Sektion 3). WEG-Verwalter sind sowohl XRechnung-Empfänger (alle Handwerker- und Versorger-Rechnungen für die WEG) als auch ab 2027 XRechnung-Aussteller für Honorar-Rechnungen.

Die eigentliche Herausforderung liegt im Volumen: Viele WEG-Verwalter betreuen nicht eine, sondern 50 oder 100 WEGs gleichzeitig. Das bedeutet 50 bis 100 verschiedene Rechnungsempfänger mit jeweils eigener Buchhaltung, Kostenstellenzuordnung und Archivierungspflicht.

Sondereigentums-Verwalter (SEV)

Sondereigentums-Verwalter werden nicht von der WEG, sondern von einzelnen Wohnungseigentümern für deren Wohnungen beauftragt. Honorar-Rechnungen gehen an Privatpersonen (B2C) oder an Gesellschaften (B2B). Im B2C-Fall besteht keine XRechnung-Pflicht — weder beim Empfang noch beim Versand. Im B2B-Fall, wenn der Eigentümer eine GmbH oder GbR ist, gilt ab 2027 die volle XRechnung-Pflicht. SEV-Verwalter müssen ihre Auftraggeber-Liste systematisch auf B2B versus B2C prüfen.

Miethausverwalter

Miethausverwalter arbeiten für private Großeigentümer oder Immobilien-GmbHs. Das Honorar geht an den Eigentümer als B2B-Auftraggeber. Hier ist die E-Rechnungspflicht eindeutig: Honorar-Rechnungen an GmbHs und andere Unternehmen müssen ab 2027 als XRechnung ausgestellt werden. Gleichzeitig empfängt der Miethausverwalter alle Handwerker- und Versorger-Rechnungen für das Mietshaus — diese müssen seit 2025 im E-Rechnungsformat angenommen werden.

Gewerbeimmobilien-Manager

Gewerbeimmobilien-Manager verwalten Bürogebäude, Einkaufszentren und Logistikhallen. Ihre Auftraggeber sind Bestandshalter-Fonds, REITs oder institutionelle Investoren — ausnahmslos B2B. Dieser Verwalter-Typ ist XRechnung-pflichtig in beide Richtungen: Empfang seit 2025, Versand ab 2027. Gleichzeitig hat er die höchste technische Reife, weil viele institutionelle Auftraggeber bereits strukturierte Rechnungsformate verlangen.

Die WEG als Rechnungsempfänger — eine Sonder-Rechtsform

Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist keine GmbH, keine GbR, keine natürliche Person. Seit der WEG-Reform 2020 ist sie teilrechtsfähig im Sinne des §9a WEG: Die WEG kann als Gemeinschaft der Wohnungseigentümer klagen und verklagt werden, eigenes Vermögen halten und Verträge abschließen. Das klingt nach einer klaren Rechtsform — ist es im Steuerrecht aber nicht.

WEG und Umsatzsteuer

Steuerrechtlich ist die WEG ein Unternehmer nach §2 UStG nur dann, wenn sie Leistungen gegen Entgelt erbringt. Eine WEG, die ausschließlich das Gemeinschaftseigentum bewirtschaftet, erbringt keine steuerbaren Leistungen an die Wohnungseigentümer — das Hausgeld ist kein Leistungsentgelt, sondern ein Mitgliedsbeitrag. Folge: Die meisten WEGs sind umsatzsteuerlich keine Unternehmer und haben keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

Ausnahme: WEGs, die Teile des Gemeinschaftseigentums entgeltlich an Dritte vermieten und dabei zur Umsatzsteuer optieren (§9 UStG), werden insoweit zum Unternehmer. Aber selbst dann ist die USt-Eigenschaft auf die vermieteten Flächen beschränkt.

WEG als B2B-Rechnungsempfänger

Trotz fehlender USt-IdNr. ist die WEG Rechnungsempfänger für alle Leistungen am Gemeinschaftseigentum — Handwerker, Hausmeisterdienste, Versicherungen, Energieversorger, Gartenpflege. Diese Rechnungen sind B2B-Rechnungen im Sinne des Wachstumschancengesetzes, weil der Leistungsempfänger kein Endverbraucher ist. Der XRechnung-Versand an die WEG wird für Großaussteller ab 2027 und für alle ab 2028 Pflicht.

Wie wird die WEG im XRechnung-XML adressiert?

Die WEG hat in der Regel keine eigene Steuernummer als Rechnungsempfänger. Im XRechnung-XML wird die WEG im Feld BT-44 (Buyer Name) mit ihrem vollständigen Namen eingetragen — üblicherweise "WEG Musterstraße 1–5, 80333 München". Da die WEG durch den Verwalter vertreten wird, ist es gängige Praxis, die Verwalter-Adresse als Rechnungsempfangsadresse einzutragen: "WEG Musterstraße 1–5, c/o Hausverwaltung Meier GmbH".

Eine Umsatzsteuer-IdNr. als BT-48 (Buyer VAT identifier) ist nur anzugeben, wenn die WEG eine hat. Das Feld kann leer bleiben — das XRechnung-Format erlaubt das für Empfänger ohne USt-IdNr. Rechnungsaussteller sollten das mit ihrem Verwaltungssystem abstimmen, um Validierungsfehler zu vermeiden.

Wer empfängt die XRechnung technisch?

Der Verwalter empfängt eingehende XRechnungen stellvertretend für die WEG. Handwerker schicken die Rechnung an das zentrale Postfach der Hausverwaltung, die sie auf die jeweilige Liegenschaft und WEG bucht. Wichtig: Die Archivierungspflicht (GoBD, 10 Jahre) gilt für die WEG als Rechnungsempfänger — der Verwalter archiviert treuhänderisch.

Inbound: XRechnung-Empfang seit 1. Januar 2025 — was das im Verwalter-Alltag bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Alle B2B-Unternehmen in Deutschland müssen elektronische Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können. Für Hausverwaltungen bedeutet das: Eingangsrechnungen von Handwerkern, Energieversorgern, Versicherern und Dienstleistern kommen zunehmend als XRechnung oder ZUGFeRD-PDF — und müssen verarbeitet werden. Die gesetzliche Grundlage und den vollständigen Zeitplan erklärt unser Artikel zur XRechnung-Pflicht 2027.

Was kommt rein?

Die typischen Eingangsrechnungsarten in einer Hausverwaltung:

• Handwerker-Reparaturen: Elektriker, Sanitär, Dach, Fassade — häufig kleine Betriebe, die noch kein XRechnung-System haben.
• Energielieferungen: Heizöl, Gas, Strom für Allgemeinflächen — Stadtwerke und Energieversorger sind meist gut aufgestellt.
• Versicherungsprämien: Gebäudeversicherung, Haftpflicht — Versicherer senden häufig ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.
• Hausmeisterservice, Gärtner, Reinigung: Viele kleine Dienstleister, oft noch ohne E-Rechnungslösung.
• Verwaltungsdienstleistungen: Schornsteinfeger, TÜV-Prüfungen, Aufzugswartung — hier wächst der XRechnung-Anteil schnell.

Empfangswege

XRechnungen kommen über verschiedene Kanäle:

• E-Mail-Anhang: Eine XML-Datei (XRechnung) oder ein PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) im E-Mail-Anhang. Das ist heute der häufigste Kanal.
• Peppol-Endpunkt: Direkte Übertragung über das Peppol-Netzwerk. Für Hausverwaltungen noch weniger verbreitet, aber in Zukunft wahrscheinlicher.
• Portal-Upload: Lieferanten laden Rechnungen in ein Verwaltungsportal. Einige Verwaltungssoftware-Systeme bieten diesen Kanal bereits an.

Praxis-Problem: 100 WEGs, 100 Eingangspostfächer?

Hier liegt die eigentliche operative Herausforderung. Eine Hausverwaltung mit 100 WEGs braucht ein System, das eingehende XRechnungen:

1. einer bestimmten Liegenschaft und WEG zuordnet,
2. die XML-Daten automatisch in die Buchhaltungssoftware importiert,
3. GoBD-konform archiviert (10 Jahre, unveränderbar, mit Audit-Trail) und
4. den Zahlungsworkflow auslöst (Freigabe durch Verwalter, Zahlung vom WEG-Konto).

Manuelle Prozesse skalieren hier nicht. Wer heute 100 WEGs verwaltet und jährlich 5.000 Eingangsrechnungen verarbeitet, wird bald 5.000 strukturierte XML-Dokumente routen müssen. Ohne automatisches Matching-System entsteht ein erheblicher Mehraufwand.

Archivierungspflicht

Die GoBD schreibt eine unveränderliche 10-Jahres-Archivierung vor. Für XRechnungen bedeutet das: Sowohl das Original-XML als auch das Sichtformat müssen archiviert werden. Ein PDF-Ausdruck der XRechnung allein reicht nicht — das strukturierte XML ist das Originaldokument.

Outbound: Das Verwalter-Honorar als XRechnung ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. Für kleinere Hausverwaltungen gilt die Pflicht ab 1. Januar 2028. Alle Details zur gesetzlichen Stufung erklärt der Artikel zur XRechnung-Pflicht 2027.

Was ist die Verwalter-Honorar-Rechnung?

Eine typische WEG-Verwalter-Rechnung enthält:

• Grundhonorar: Pauschale pro Einheit und Monat, multipliziert mit 12 Monaten und Einheitenanzahl.
• Sondervergütungen: Erstellung des Wirtschaftsplans, Durchführung der Eigentümerversammlung (ETV), Bauprojekt-Begleitung, Begleitung von Rechtsstreitigkeiten.
• Auslagen: Portokosten, Kopierkosten, Bankgebühren für das WEG-Konto.

Alle Positionen müssen ab 2027 in einem strukturierten E-Rechnungsformat ausgewiesen werden. XRechnung-Pflichtfelder sind: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Empfänger (die WEG), Aussteller (Hausverwaltung), Positionen mit Bezeichnung, Menge, Einheitspreis, Steuersatz und Gesamtbetrag.

Empfänger-Identifikation bei der WEG

Wie in Sektion 3 beschrieben, hat die WEG oft keine USt-IdNr. Für den XRechnung-Versand an die WEG gilt: Der Verwalter trägt die WEG als Empfänger mit vollständigem Namen und Adresse ein. Fehlt die USt-IdNr., kann das Feld BT-48 leer bleiben. Einige Verwaltungssysteme weisen hier Validierungsfehler aus — in diesem Fall muss der Systemanbieter das Pflichtfeld-Handling für WEGs ohne USt-IdNr. anpassen.

Sondervergütungen — eine Rechnung oder mehrere?

Bei Sondervergütungen wie der ETV-Durchführung gibt es zwei Modelle:

• Einzel-Rechnung pro Leistung: Sobald die ETV stattgefunden hat, wird eine separate XRechnung erstellt. Klarer Leistungszeitpunkt, einfachere Zuordnung.
• Jahresabrechnung mit allen Positionen: Eine einzige Jahresrechnung enthält Grundhonorar plus alle Sondervergütungen des Jahres. Einfacher für den Verwalter, aber weniger transparent für die Eigentümergemeinschaft.

Beide Modelle sind zulässig. Das gewählte Modell sollte im Verwaltervertrag vereinbart werden.

Software-Pflicht

Verwalter-Software muss ab 2027 XRechnung-Export liefern können. Ein Export als PDF reicht nicht mehr. Prüfen Sie jetzt, ob Ihr ERP oder Ihre Verwaltungssoftware XRechnung nativ unterstützt oder ob ein separates E-Rechnungs-Tool als Schnittstelle nötig ist. Details zu den verfügbaren Softwarelösungen folgen in Sektion 6.

Software-Ökosystem: Welche Lösungen den Markt bedienen

Der Hausverwaltungs-Softwaremarkt ist spezialisiert. Generische Buchhaltungssoftware wie Lexoffice oder sevDesk reicht für die Komplexität einer WEG-Verwaltung nicht — Liegenschaftsbuchhaltung, Hausgeld-Abrechnung, Instandhaltungsplanung und Dokumentenmanagement erfordern Branchensoftware. Einen herstellerübergreifenden Vergleich bietet unser E-Rechnung-Software-Vergleich 2026.

Hier konzentrieren wir uns auf die Hausverwaltungs-spezifischen Systeme.

DOMUS 4000 / DOMUS Navi

DOMUS ist einer der etabliertesten Namen im deutschen Hausverwaltungsmarkt. Das Flaggschiff DOMUS 4000 ist eine On-Premise-Software für große Bestandshalter und professionelle WEG-Verwalter. DOMUS Navi ist die modernere, webbasierte Variante für kleinere Verwaltungen.

E-Rechnungsstatus: DOMUS unterstützt XRechnung-Export für Verwalter-Honorare und hat eine DATEV-Schnittstelle für die Steuerberater-Übergabe. Für den Eingang strukturierter E-Rechnungen ist ein XML-Import-Modul verfügbar. Die Integration mit einem solytics-Workflow — Eingangsverarbeitung, Routing nach Liegenschaft, Archivierung — ist über DATEV-Buchungsdaten möglich.

Praxis-Hinweis: Viele DOMUS-Installationen laufen auf veralteten Versionen. Prüfen Sie, ob Ihre Version XRechnung 3.x unterstützt — ältere Formate sind zwar technisch erzeugbar, aber nicht EN-16931-konform. Holen Sie beim Hersteller schriftlich eine Bestätigung der Konformität ein.

Karthago von Lansoft

Karthago ist ein etabliertes System für mittelgroße Hausverwaltungen, vor allem in Baden-Württemberg und Bayern verbreitet. Die Software deckt WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Gewerbeimmobilien ab.

E-Rechnungsstatus: Karthago hat XRechnung-Versand für Honorar-Rechnungen auf der Roadmap. Für den Eingang bietet das System einen XML-Viewer, der die Prüfung eingehender Dokumente erleichtert. Aktuelle Versionsinformationen sollten direkt bei Lansoft angefragt werden — die E-Rechnungsfunktionen werden schrittweise ausgebaut. Wer Karthago einsetzt, sollte die Roadmap schriftlich bestätigen lassen und einen konkreten Rollout-Termin vereinbaren.

Immoware24

Immoware24 ist eine Cloud-Lösung für kleine bis mittelgroße Hausverwaltungen. Der Vorteil: keine lokale Installation, automatische Updates, Zugriff per Browser. Die Software eignet sich besonders für Verwalter, die kein eigenes IT-Team haben.

E-Rechnungsstatus: Immoware24 hat XRechnung auf der Roadmap für 2026/2027. Aktuell ist ein PDF-Export mit ZUGFeRD-Einbettung verfügbar. Der strukturierte Eingang von XRechnungen und ein vollständiger XRechnung-Export nach EN 16931 sind für Ende 2026 angekündigt. Für Verwalter, die heute mit Immoware24 starten, ist eine Übergangslösung nötig — zum Beispiel ein externer XRechnung-Validator mit manuellem Import.

ETG24

ETG24 ist eine moderne Cloud-Plattform mit Fokus auf digitale Eigentümerkommunikation, Belegverwaltung und Buchhaltungsschnittstellen. Das System bietet eine Peppol-Anbindung für den strukturierten Dokumentenaustausch — eine Besonderheit im Markt der Hausverwaltungssoftware.

E-Rechnungsstatus: ETG24 unterstützt XRechnung-Eingang über Peppol und hat einen XRechnung-Export für Honorar-Rechnungen. Die Peppol-Anbindung ermöglicht auch die automatische Weiterleitung an den Steuerberater über DATEV-Schnittstelle. Für Hausverwaltungen mit hohem Eingangsrechnungsvolumen und mehreren WEGs ist ETG24 derzeit das am weitesten entwickelte System im XRechnung-Bereich.

casavi

casavi ist eine Plattform für Eigentümer- und Mieter-Kommunikation, Aufgabenmanagement und Dokumentenfreigabe. casavi ist keine eigenständige Buchhaltungssoftware, sondern ein Frontend-Layer über bestehenden ERP-Systemen.

E-Rechnungsstatus: casavi hat Schnittstellen zu gängigen Verwaltungssystemen. XRechnung-Dokumente können über casavi an Eigentümer zur Freigabe weitergeleitet werden — etwa zur digitalen Genehmigung von Handwerker-Rechnungen vor der Zahlung vom WEG-Konto. Die eigentliche XRechnung-Erzeugung findet im dahinterliegenden ERP statt. casavi eignet sich als Ergänzung, nicht als eigenständige E-Rechnungslösung.

Schnittstelle DOMUS ↔ DATEV ↔ solytics

Der praktische Umsetzungspfad für viele WEG-Verwalter sieht so aus: DOMUS als WEG-spezifisches ERP, DATEV als Buchhaltungssystem beim Steuerberater, solytics als Schnittstelle für die XRechnung-Verarbeitung und GoBD-Archivierung. Die DOMUS-DATEV-Buchungsdaten-Schnittstelle ist etabliert und wird von den meisten Steuerberatern im Immobiliensegment genutzt. solytics ergänzt die fehlende E-Rechnungsschicht: Eingangs-XML-Verarbeitung, Liegenschaftszuordnung, Archivierung und Konformitäts-Validierung nach EN 16931.

Für Verwalter, die bereits mit DATEV und DOMUS arbeiten, ist dieser Dreiklang der ressourcenschonendste Einstieg in die E-Rechnungspflicht — ohne Software-Migration, nur mit gezielter Ergänzung der fehlenden Schicht.

Sonderfälle — Reverse Charge, Hausgeld, Kleinunternehmer

Hausverwaltungen begegnen drei Sonderkonstellationen, die in kaum einer anderen Branche so häufig auftreten.

§13b UStG — Reverse Charge bei Bauleistungen

Wenn ein Bauunternehmer Leistungen am Gemeinschaftseigentum einer WEG erbringt — Dachsanierung, Fassadendämmung, Aufzugseinbau — gilt §13b UStG: Der Leistungsempfänger (die WEG) ist Schuldner der Umsatzsteuer, nicht der Bauunternehmer. Diese Umkehr der Steuerschuld betrifft die XRechnung direkt.

Im XRechnung-XML müssen bei Reverse-Charge-Rechnungen die Felder BT-95 (VAT category code: RC = Reverse Charge) und BT-118 (VAT exemption reason text) korrekt gesetzt sein. Der Bauunternehmer weist keine Umsatzsteuer aus — die Rechnung zeigt den Nettobetrag mit dem Hinweis "Steuerschuld des Leistungsempfängers nach §13b UStG". Mehr zu Reverse-Charge-Besonderheiten im Handwerk und bei Bauleistungen erklärt unser Artikel zu E-Rechnung im Handwerk.

Für Hausverwaltungen als Empfänger dieser Rechnungen gilt: Das XML muss korrekt verarbeitet werden. Validierungstools, die nur auf Rechnungen mit ausgewiesener Steuer ausgelegt sind, können hier falsch-positive Fehler erzeugen. Prüfen Sie, ob Ihr System den BT-95 = RC-Fall korrekt durchlässt.

Hausgeld ≠ Rechnung

Ein häufiges Missverständnis: Ist der Hausgeld-Bescheid an Wohnungseigentümer eine Rechnung? Nein. Das Hausgeld ist ein Mitgliedsbeitrag an die WEG — kein Entgelt für eine konkrete Leistung. Es liegt kein Leistungsaustausch im umsatzsteuerlichen Sinne vor. Der Hausgeld-Bescheid unterliegt daher nicht der E-Rechnungspflicht und ist keine XRechnung.

Davon zu unterscheiden sind Rechnungen an die WEG für tatsächlich erbrachte Leistungen (Hausmeister, Handwerker) — das sind echte B2B-Rechnungen mit Leistungsaustausch und voller E-Rechnungspflicht. Außerdem ist der Begriff "Wohngeld" (staatliche Sozialleistung nach WoGG) streng vom "Hausgeld" (WEG-Beitrag) zu trennen — steuerlich und rechtlich sind das völlig verschiedene Konstrukte ohne jede Verbindung.

Kleinunternehmer-Verwalter

Viele kleine Hausverwaltungen — Ein-Personen-Unternehmen, nebenberufliche Verwalter — haben Jahresumsätze unter der §19-UStG-Grenze. Was gilt für sie?

• Empfang: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle B2B-Unternehmen, unabhängig von der Umsatzgrenze.
• Versand: Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungs-Versandpflicht zunächst entlastet — die Pflicht trifft sie erst mit der allgemeinen Stufe 2028. Bis dahin können sie weiterhin PDF-Rechnungen senden, sofern der Empfänger zustimmt.
• Empfehlung: Auch Kleinunternehmer sollten ab 2026 eine XRechnung-Lösung einrichten. Die frühzeitige Einführung vermeidet Zeitdruck und nutzt das Digitalbonus-Bayern-Förderprogramm noch vor Ablauf der Antragsfrist.

Häufige Fragen — E-Rechnung für Hausverwaltungen

Muss ein WEG-Verwalter XRechnung empfangen können?

Ja, seit dem 1. Januar 2025. Die Empfangspflicht gilt für alle B2B-Unternehmen in Deutschland, also auch für WEG-Verwalter. Ein Verwalter, der Rechnungen von Handwerkern, Energieversorgern oder Hausmeisterdiensten empfängt, muss diese als XRechnung oder ZUGFeRD entgegennehmen und verarbeiten können. Eine Ablehnung mit dem Hinweis "bitte als PDF" ist nicht mehr zulässig, sobald der Aussteller seiner E-Rechnungspflicht nachkommt.

Darf eine WEG einer Rechnung als PDF noch zustimmen?

Bis 2027 kann ein Rechnungsaussteller mit Einwilligung des Empfängers noch als PDF senden. Ab 2027 (für Großaussteller) und ab 2028 (für alle) ist diese Einwilligung nicht mehr relevant — der Versender muss E-Rechnung senden, der Empfänger muss sie akzeptieren. Eine WEG, die PDF besteht, kann damit die Zahlung nicht rechtssicher verweigern.

Wer ist Empfänger im XRechnung-XML — die WEG oder der Verwalter?

Im XRechnung-XML steht die WEG im Feld BT-44 (Buyer Name) als formaler Empfänger. Der Verwalter kann als Rechnungsempfangs-Adresse eingetragen werden — in der Praxis oft als "c/o Hausverwaltung XY". Das Feld BT-48 (Buyer VAT identifier) bleibt leer, wenn die WEG keine USt-IdNr. hat. Aussteller sollten ihre Buchhaltungssoftware prüfen, ob sie dieses Szenario korrekt validiert.

Wie bucht der Verwalter eine eingehende XRechnung auf die Liegenschaft?

Eingehende XRechnungen werden in der WEG-Buchhaltung auf die jeweilige Liegenschaft und Kostenart gebucht. Typische Konten nach dem Wohnungswirtschaftskontenrahmen (WWKR): Instandhaltungskosten, Betriebskosten (Heizung, Wasser, Allgemeinstrom), Hausmeisterkosten, Versicherungen. Die XML-Daten sollten idealerweise automatisch in die Verwaltungssoftware importiert werden — manuelle Buchung ist zulässig, aber ineffizient bei hohem Volumen.

Welche Software unterstützt den XRechnung-Eingang schon heute?

ETG24 und DOMUS sind am weitesten. DOMUS hat einen XML-Import, ETG24 hat eine Peppol-Anbindung. Immoware24 und Karthago sind im Aufbau (Stand 2026). Einen ausführlichen Vergleich finden Sie in der Software-Sektion dieses Artikels sowie im E-Rechnung-Software-Vergleich 2026.

Muss eine kleine Hausverwaltung (1–2 WEGs) auch eine XRechnung-Lösung haben?

Für den Empfang: Ja, seit 2025. Für den Versand: Die Pflicht kommt frühestens 2028, bei Umsätzen unter 800.000 Euro. Aber auch kleine Verwaltungen profitieren von frühzeitiger Einführung: Förderung über Digitalbonus Bayern (bis zu 7.500 Euro, 50 % Zuschuss), schlankere Prozesse und keine Last-Minute-Panik vor den Pflicht-Fristen.

Was passiert, wenn meine Verwaltungssoftware bis 2027 kein XRechnung kann?

Sie haben zwei Optionen: Entweder Sie wechseln auf einen Anbieter mit bestätigter XRechnung-Roadmap, oder Sie ergänzen Ihre bestehende Software um ein spezialisiertes E-Rechnungs-Tool als Middleware. Letzteres ist kurzfristig teurer, schützt aber Ihre bestehende Stammdaten-Basis. Fordern Sie von Ihrem aktuellen Anbieter schriftlich einen verbindlichen Termin für die XRechnung-Zertifizierung — bevor Sie die Entscheidung treffen.

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Die E-Rechnungspflicht trifft Hausverwaltungen auf beiden Seiten: Empfang sofort, Versand ab 2027. Die Sonderkonstellation WEG, die hohe Eingangsrechnungslast und die Vielfalt der Software-Ökosysteme machen eine strukturierte Vorbereitung unverzichtbar.

solytics unterstützt Hausverwaltungen bei der vollständigen XRechnung-Einführung: Bestandsaufnahme der eingesetzten Software (DOMUS, Immoware24, Karthago, ETG24), Einrichtung des XRechnung-Empfangs mit automatischem Liegenschafts-Routing, GoBD-konforme Archivierung und Vorbereitung des XRechnung-Versands für Verwalter-Honorare ab 2027. Gefördert wird die Einführung über den Digitalbonus Bayern — bis zu 7.500 Euro, 50 % Zuschuss.

Weiterführende Ressourcen:

• E-Rechnung-Software-Vergleich 2026 — alle gängigen Lösungen im direkten Vergleich
• E-Rechnung-Checkliste 2026 — systematischer Fahrplan für die Umstellung von der Bestandsaufnahme bis Go-Live

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